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وصف الوظيفة
Rejoignez le Johannesstift Diakonie, acteur majeur du secteur social et de la santé en Allemagne, et contribuez au bon fonctionnement de notre service administratif à Berlin Spandau. En tant qu’assistant(e) administratif(ve), vous serez le pilier central du secrétariat, garantissant la fluidité des échanges internes et externes ainsi que la bonne organisation des réunions et événements. Vos missions principales incluront :
- Gestion autonome du secrétariat : traitement du courrier entrant et sortant, rédaction de courriers, e‑mails et notes de service ; archivage et suivi documentaire.
- Rédaction et diffusion des procès‑verbaux de réunions, préparation des comptes‑rendus et suivi des actions décidées.
- Coordination des agendas des cadres et des équipes : planification des rendez‑vous, envoi des invitations, organisation logistique (salles, matériel, restauration) et accueil des participants.
- Organisation d’événements institutionnels (réunions de la VMAV, commissions, groupes de travail, séminaires) : élaboration du programme, gestion des inscriptions, communication auprès des intervenants et suivi budgétaire.
- Premier point de contact de la VMAV : réception des appels téléphoniques, orientation des visiteurs, représentation du service auprès des représentants du personnel et du conseil d’entreprise du groupe.
- Soutien aux projets transversaux : participation à la mise en place de nouvelles procédures administratives, contribution à la digitalisation des processus (utilisation d’outils collaboratifs, bases de données, intranet).
Profil recherché :
- Diplôme de niveau Bac + 2 (BTS Assistant de Gestion PME‑PMI, DUT Gestion des Entreprises et des Administrations, ou équivalent).
- Expérience de 2 à 4 ans dans un poste similaire, idéalement dans le secteur social, de la santé ou d’une organisation à vocation publique.
- Maîtrise des outils bureautiques (MS Office, Outlook, PowerPoint) et aisance avec les plateformes de gestion de planning et de visioconférence.
- Excellentes compétences rédactionnelles et orthographiques en français et en allemand.
- Sens de l’organisation, rigueur, capacité à gérer les priorités et à travailler de façon autonome.
- Qualités relationnelles : écoute active, diplomatie, esprit d’équipe et sens du service.
Nous vous offrons :
- Un salaire conforme aux conventions collectives de la Diakonie, avec une cotisation supplémentaire de 4 % du brut pour la retraite.
- Un vélo de fonction ou un ticket Deutschlandticket pour vos déplacements.
- Des réductions de 10 à 30 % chez nos partenaires (santé, sport, culture, etc.).
- Un accès à l’académie interne pour la formation continue et le développement de vos compétences.
- 31 jours de congés annuels, ainsi qu’un paiement annuel spécial (13ᵉ mois).
- Un environnement de travail fondé sur les valeurs diaconales : solidarité, respect de la dignité humaine et engagement social.
- Une équipe bienveillante, des locaux modernes et accessibles, ainsi que la possibilité de contribuer à des projets à fort impact sociétal.
Si vous êtes animé(e) par le désir de soutenir une mission sociale tout en développant votre carrière administrative, postulez dès maintenant et rejoignez une organisation où chaque geste compte pour le bien‑être de la communauté.
