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وصف الوظيفة
Au sein du département C – Développement urbain, Construction, Environnement et Mobilité – de la Ville de Hildesheim, nous recherchons un(e) Secrétaire de direction (Stadtbaurätin) pour soutenir la direction du département. Le poste, à pourvoir à compter du 01.10.2026, est proposé en contrat à durée indéterminée (CDI) à temps plein ou à temps partiel (minimum 30 h/semaine).\n\n**Missions principales**\n- Accueillir, orienter et accompagner les visiteurs, partenaires et usagers du service, en veillant à offrir un service public de qualité.\n- Gérer l’agenda de la directrice du département : planification des réunions, prise de rendez-vous, organisation de déplacements professionnels et suivi des échéances.\n- Préparer les dossiers de réunion (ordres du jour, comptes‑rendus, documents de référence) et assurer le suivi des décisions prises.\n- Traiter le courrier entrant et sortant, tant papier que numérique, en assurant une diffusion rapide et conforme aux procédures administratives.\n- Rédiger courriers, notes de service, rapports et autres documents administratifs avec une orthographe irréprochable et un style professionnel.\n- Effectuer des recherches d’information, compiler des données statistiques et préparer des présentations pour les réunions du département.\n- Organiser et facturer les déplacements (réservations de transport, hébergement, notes de frais) ainsi que les événements internes ou externes (conférences, ateliers, journées portes ouvertes).\n- Gérer les commandes de fournitures, le suivi du matériel de bureau et veiller à la bonne tenue des stocks.\n- Assurer la fonction de réceptionniste dans le système de pointage électronique, incluant la prise en charge des arrêts maladie et la gestion des absences.\n\n**Profil recherché**\n- Formation professionnelle achevée en gestion de bureau (Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement) ou équivalent.\n- Expérience de 2 à 5 ans dans un poste similaire, idéalement au sein d’une collectivité territoriale ou d’une administration publique.\n- Sens du service public, présentation soignée et excellente aisance relationnelle.\n- Connaissance du périmètre d’activité du département C et des processus administratifs de la ville.\n- Excellentes compétences en communication écrite et orale, capacité à rédiger des documents officiels clairs et concis.\n- Autonomie, rigueur, sens de l’organisation et capacité à travailler sous pression tout en respectant les délais.\n- Maîtrise des outils bureautiques (MS Word, Excel, Outlook, OneNote) et ouverture à l’apprentissage d’applications spécialisées (logiciels de gestion de projets, systèmes de pointage).\n\n**Nous offrons**\n- Un environnement de travail dynamique au cœur d’une ville historique et en pleine évolution urbaine.\n- Des possibilités de formation continue et de développement professionnel.\n- Un cadre de travail collaboratif avec des équipes pluridisciplinaires engagées dans des projets d’envergure (aménagement du territoire, mobilité durable, rénovation urbaine).\n- Un salaire conforme aux grilles de la fonction publique locale, ainsi que des avantages sociaux (mutuelle, congés, tickets restaurant).\n\nSi vous êtes motivé(e) par le service public, que vous avez le sens du détail et que vous souhaitez contribuer activement à la transformation urbaine de Hildesheim, nous vous invitons à postuler dès maintenant.
