Assistent:in der Geschäftsleitung (m/w/d)

Über die Position

Als Assistenz der Geschäftsleitung unterstützen Sie die Führungsebene von Satellite Office im Tagesgeschäft. Sie sorgen dafür, dass Organisation, Kommunikation und Abläufe reibungslos funktionieren und tragen damit maßgeblich zum Unternehmenserfolg bei.

Hauptaufgaben

• Korrespondenz per Mail, Brief und Telefon sowie Priorisierung und Weiterleitung von Informationen
• Telefon- und Terminmanagement, Koordination aller Pendenzen
• Reisemanagement inklusive Buchung von Flügen, Hotels und Mietwagen
• Planung und Vorbereitung von Veranstaltungen, Messen, Workshops und Konferenzen
• Erstellung von Präsentationen, Berichten und Dokumenten, Pflege von Datenbanken
• Prüfung und Vorbereitung von Eingangsrechnungen
• Datenmanagement, Forecast‑Tabellen und Adressverwaltung von Kontakten und VIPs
• Koordination und Umsetzung von Projekten, Recherche und Monitoring
• Einkauf von Büro‑ und Verbrauchsmaterial
• Management der Firmenfahrzeuge
• Kundenansprechpartner für die Geschäftsleitung
• Immobilienverwaltung inkl. Terminierung und Hausverwalter‑Kontakt
• Unterstützung bei alltäglichen administrativen Aufgaben

Anforderungsprofil

• Abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation oder vergleichbar
• Erfahrung im Reisemanagement
• Teamfähigkeit, Zuverlässigkeit und persönliche Integrität
• Hervorragende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, sehr gute Englischkenntnisse
• Selbstständige Arbeitsweise, hohes Organisationsvermögen
• Gewissenhaftigkeit, Flexibilität, Belastbarkeit und Lernbereitschaft

Erforderliche Kenntnisse

• Umgang mit geschäftlichen Ansprechpartnern und externen Partnern
• Datenerfassung und -pflege, Erstellung von Forecast‑Tabellen
• Reise- und KFZ‑Management
• Verwaltung von Immobilien und Terminplanung

Was wir bieten

• Attraktive Vergütung mit optionaler Bonuszahlung nach einem Jahr
• Sofort‑Benefits: ÖPV‑Ticket, Verzehrgutscheine, Getränke, frisches Obst, vermögenswirksame Leistungen
• 28 Urlaubstage in den ersten zwei Jahren, ab dem dritten Jahr 30 Tage
• Entwicklungschancen in einem expandierenden Unternehmen, Weiterbildungsmöglichkeiten
• Perfekte Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel und jährliche Mitarbeiterevents