Office-Manager*in der Direktion

Über die Position

Als Office‑Manager*in der Direktion unterstützen Sie das Leitungsteam der Zentral‑ und Landesbibliothek Berlin und sorgen für einen reibungslosen Ablauf aller administrativen Prozesse. Sie arbeiten in einem dynamischen Umfeld mit rund 350 Kolleg*innen an den Standorten Amerika‑Gedenkbibliothek und Berliner Stadtbibliothek.

Hauptaufgaben

• Eigenverantwortliche Organisation des Büros, Termin‑ und Wiedervorlagemanagement, telefonische Korrespondenz und Recherche.
• Planung, Koordination und Nachbereitung von Sitzungen und Besprechungen inkl. Protokollführung und Raumverwaltung.
• Digitales Dokumentenmanagement, Erstellung von Präsentationen, Protokollen und weiteren Unterlagen.
• Organisation von Dienstreisen sowie Abwicklung der Reisekostenabrechnung.
• Unterstützung bei Beschaffung, Vertragswesen, Rechnungsbearbeitung, Personalangelegenheiten und Fortbildungen.
• Mitarbeit bei dezentraler Budgetierung, Belegverwaltung und vorbereitender Buchhaltung.
• Administrative Begleitung von Projekten.

Anforderungsprofil

• Abgeschlossene Berufsausbildung im Verwaltungs‑ oder Büromanagement oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Position.
• Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise und hohe Serviceorientierung.

Erforderliche Kenntnisse

• Umfangreiche Erfahrung in der Büroorganisation.
• Sicherer Umgang mit Microsoft Outlook, Word, Excel und PowerPoint.
• Gute Deutschkenntnisse in Rechtschreibung und Textgestaltung.
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Idealerweise Kenntnisse der Landeshaushaltsordnung, Vergaberichtlinien und des Bundesreisekostengesetzes.

Was wir bieten

• Unbefristete Vollzeitstelle in einer renommierten öffentlichen Einrichtung.
• Vielfältige Weiterbildungsmöglichkeiten und ein kollegiales Arbeitsumfeld.
• Zugang zu umfangreichen Bibliotheksressourcen und kulturellen Veranstaltungen.