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Descripcion del puesto
Ce poste, basé au siège de la Banque européenne d'investissement à Luxembourg, requiert une présence régulière au bureau. La BEI offre un environnement véritablement international et multiculturel ainsi qu’un soutien à la mobilité. En tant que (Senior) Administrative Assistant, vous soutiendrez le Chef de Division et l’équipe élargie, contribuant à la fluidité des opérations et à l’efficacité globale. Vous serez rattaché(e) directement au Chef de Division ou au Chef d’Unité et collaborerez avec les équipes juridiques, de gestion des risques, de conformité et les directions de projets. Vos missions principales incluent : • Soutenir les responsables de prêts et d’investissements (mise à jour des informations commerciales, organisation des contacts, coordination du processus de prêt ou d’investissement, planification de réunions, déplacements et voyages d’affaires). • Préparer les documents de briefing, gérer les dossiers et rapports, assurer la communication avec les clients et les collègues, même en cas d’affectation. • Maintenir les statistiques de projets et les pipelines, réaliser des recherches et présenter des données. • Organiser réunions, conférences et contribuer à l’intégration de nouveaux collègues. • Veiller au respect des procédures et à l’utilisation efficace des outils numériques, en adoptant les nouvelles technologies pour améliorer la productivité. • Apporter un soutien administratif général, assurer une organisation rigoureuse et favoriser un environnement de travail positif. Le poste requiert un diplôme de niveau secondaire complété par une certification de 2 ans dans un domaine pertinent (économie, comptabilité, droit, administration des affaires) ou une expérience équivalente, ainsi qu’au moins 3 ans d’expérience en support administratif, idéalement au sein d’une organisation internationale. Vous devez posséder d’excellentes compétences organisationnelles et de communication, savoir prioriser les tâches, vous adapter aux changements, travailler efficacement dans un contexte multiculturel, maîtriser les outils MS Office (Word, Excel, PowerPoint) et être à l’aise avec les outils numériques. Une connaissance de la structure, des processus et des procédures de la Banque, notamment des opérations de prêt, constitue un atout.
