Executive Assistant – Founder’s Office (m/w/d)

Über die Position

Als Executive Assistant im Founder´s Office unterstützt du den CEO und das gesamte C‑Level‑Team in einem schnell wachsenden Mobility‑Scale‑up. Du bist das operative Rückgrat, das Governance, Termine und Kommunikation mit höchster Präzision und Diskretion steuert.

Hauptaufgaben

• Design und Management des CEO‑Kalenders sowie Koordination mit COO, CCO und CTO.
• Verfassen und Triage von Korrespondenz für Board, Investoren und M&A‑Prozesse.
• End‑to‑End‑Organisation internationaler Reisen.
• Steuerung der Board‑Logistik (Board‑Packs, Minutes, Governance‑Kalender, KYC‑Prozesse).
• Orchestrierung von Fundraising‑ und M&A‑Prozessen inkl. VDR‑Management und Due‑Diligence‑Koordination.
• Planung und Durchführung von Leadership‑Offsites, All‑Hands und Investor‑Days.
• Logistik und Integration von Senior‑Hiring‑ und Onboarding‑Maßnahmen.
• Steuerung von internen Kommunikationsformaten (Town Halls, Focus‑Weeklies).

Anforderungsprofil

• Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant auf C‑Level‑ oder Board‑Ebene, idealerweise in einem Scale‑up oder einer Managementberatung.
• Hohes Qualitätsbewusstsein, Agilität und Fähigkeit, in Peak‑Phasen strukturiert und vertraulich zu arbeiten.
• Ausgeprägte Diskretion und souveräne Kommunikation mit Investoren, Advisors und internen Stakeholdern.

Erforderliche Kenntnisse

• Corporate Governance und Investor‑Relations‑Prozesse.
• Fundraising‑ und M&A‑Abläufe, inklusive VDR‑ und NDA‑Management.
• Organisation von internationalen Reisen und komplexen Meetings.
• Erfahrung mit Senior‑Hiring‑ und Onboarding‑Logistik.
• Interne Kommunikationsformate und Kultur‑Initiativen.