Office Manager (temps partiel) – Munich

VWA Ltd, société de référence en gestion d’actifs avec des implantations à Munich et Londres, recherche un(e) Office Manager dynamique pour renforcer son équipe locale. Sous la responsabilité du Portfolio Manager et en étroite collaboration avec le service Opérations, vous assurerez la bonne marche du bureau de Munich à hauteur de trois jours par semaine (temps partiel). **Vos missions principales** - Gestion quotidienne de l’administration du bureau : accueil des visiteurs, gestion du courrier, organisation des espaces de travail et suivi des consommables. - Coordination des déplacements professionnels (réservations de vols, hôtels, transports locaux) et optimisation des agendas multilingues (français, allemand, anglais). - Traitement des factures fournisseurs, suivi des dépenses et rapprochement avec le service comptabilité. - Pilotage des prestataires externes (support informatique, consultants en conformité, services de nettoyage) : suivi des contrats, contrôle de la qualité de service et gestion des incidents. - Soutien à la préparation de documents stratégiques : rédaction de rapports, mise en forme de présentations PowerPoint, diffusion de newsletters internes. - Appui organisationnel et projet auprès du Portfolio Manager : suivi des échéances, mise à jour des tableaux de bord, participation à des projets transversaux ponctuels. - Garantir la confidentialité des informations sensibles liées aux portefeuilles d’actifs et aux données clients. **Profil recherché** Vous justifiez d’au moins 3 à 5 ans d’expérience en gestion de bureau ou en coordination administrative, idéalement dans le secteur financier, bancaire ou tout environnement fortement réglementé. Vous maîtrisez parfaitement le français, l’allemand et l’anglais, à l’oral comme à l’écrit, et vous êtes à l’aise avec les outils bureautiques (MS Office, Google Workspace) ainsi que les systèmes de gestion (ERP, SAP ou équivalents). Vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur, votre sens du détail et votre capacité à anticiper les besoins de vos interlocuteurs. Votre attitude proactive vous permet de prendre des initiatives tout en respectant les procédures internes et les exigences de conformité. **Ce que nous offrons** - Un salaire compétitif équivalent à 50 000‑60 000 EUR brut annuel (sur la base d’un temps plein), ajusté proportionnellement au temps partiel. - Un package d’avantages attractif (mutuelle santé, tickets restaurant, abonnement transport, formation continue). - Un environnement de travail stimulant au sein d’une équipe solidaire, où la collaboration et le partage de connaissances sont au cœur de la culture d’entreprise. - Des opportunités de développement professionnel, notamment grâce à des projets transversaux avec nos bureaux de Londres. - Un poste en présentiel complet à Munich, vous permettant de vous immerger dans la vie locale et de créer des liens forts avec vos collègues. **Pourquoi rejoindre VWA Ltd ?** Intégrer VWA Ltd, c’est rejoindre une organisation à taille humaine qui combine l’exigence du secteur financier avec une ambiance de travail conviviale. Vous contribuerez directement à la performance opérationnelle de nos équipes et bénéficierez d’une visibilité accrue sur les enjeux stratégiques de la gestion d’actifs. Si vous êtes motivé(e) par un rôle polyvalent, où chaque journée apporte son lot de défis et d’opportunités, nous serions ravis de vous rencontrer.