Assistenz der Geschäftsführung (Teilzeit)

Über die Position

Für eine etablierte gemeinnützige Organisation im Bereich Teilhabe und Inklusion suchen wir eine engagierte Assistenz der Geschäftsführung in Teilzeit (30–35 Std.) am Standort Berlin‑Spandau. Die langfristig angelegte Position bietet Ihnen eine zentrale Schnittstellenfunktion im organisatorischen Herz der Geschäftsleitung.

Hauptaufgaben

• Organisation und Koordination komplexer Terminpläne
• Vor- und Nachbereitung von Meetings inkl. Raumorganisation, Unterlagen und Protokollen
• Erstellung von Präsentationen, Vorlagen, Berichten und Auswertungen
• Unterstützung bei externen Prüfungen und der Zusammenarbeit mit Aufsichts‑ und Fachgremien
• Rechnungsprüfung sowie Mitarbeit im Einkaufs‑ und Bestellprozess
• Planung und Begleitung von Veranstaltungen, Schulungen und internen Events
• Pflege der digitalen Ablage, Fristen‑ und Wiedervorlagenmanagement
• Unterstützung der internen und externen Kommunikation
• Empfang und Betreuung von Gästen sowie allgemeine Bürokoordination

Anforderungsprofil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Erfahrung im Büro‑ oder Assistenzbereich auf Geschäftsführungsebene
• Strukturierte, zuverlässige und diskrete Arbeitsweise
• Hohe Belastbarkeit und Fähigkeit, in dynamischen Situationen den Überblick zu behalten
• Professionelles Auftreten im Umgang mit internen und externen Ansprechpartnern

Erforderliche Kenntnisse

• Sehr gute Kenntnisse in MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
• Erfahrung mit Zoom für virtuelle Meetings

Was wir bieten

• Vergütung nach AVR‑Tarif (anteilig für 30–35 Std.)
• 31 Urlaubstage plus freie Tage an Weihnachten
• Betriebliche Altersvorsorge mit 4 % Arbeitgeberanteil
• Kinderzuschlag, Jahressonderzahlung und BVG‑Firmenticket‑Zuschuss
• Umfangreiche Fort‑ und Weiterbildungsmöglichkeiten, inkl. Option zur Weiterqualifizierung