Executive Assistant (m/w/d) in Vollzeit

Über die Position

Wir suchen ab sofort eine:n erfahrene:n Executive Assistant (m/w/d) in Vollzeit, der/die die Geschäftsführung von Editorial Hub im Tagesgeschäft unterstützt. Sie arbeiten in einem dynamischen Medienumfeld mit Fokus auf Lifestyle und Beauty.

Hauptaufgaben

• Kalender-, Reise- und E‑Mail‑Management sowie Vor- und Nachbereitung von Terminen, Protokollen und Entscheidungsvorlagen.
• Kommunikationsdrehscheibe zwischen Geschäftsführung, Redaktionen, Vertrieb, Marketing, externen Partnern und Gesellschaftern.
• Planung, Tracking und Follow‑up bereichsübergreifender Projekte wie Launches, Events und Prozessoptimierungen.
• Erstellung von Präsentationen, Auswertungen und Markt‑/Wettbewerbsrecherchen.
• Dokumenten‑ und Vertragsorganisation, einfache Budgetvorbereitung in Abstimmung mit Legal/Finance.
• Sorgfältiger Umgang mit sensiblen Informationen und Fristen‑ sowie Maßnahmenkontrolle.

Anforderungsprofil

• Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant, Teamassistenz oder PMO, idealerweise im Verlag, Medienbereich oder einem dynamischen KMU.
• Ausgeprägtes Organisationstalent, hohe Qualitätsansprüche, Proaktivität und Diskretion.
• Souveräne Kommunikation in Deutsch (C2) und sehr gutes Englisch (mind. B2/C1).
• Selbstständige Arbeitsweise mit starkem Zeit‑ und Stakeholder‑Management.

Erforderliche Kenntnisse

• Sicherer Umgang mit MS 365 und Google Workspace.
• Erfahrung mit Projekt‑/Task‑Tools wie Asana, Trello oder Notion von Vorteil.

Was wir bieten

• Flexibles Arbeiten im hybriden Modell mit Gleitzeit.
• Moderne Arbeits‑ und Kollaborationstools.
• Weiterbildungsmöglichkeiten und Entwicklungsperspektiven.
• Unbefristeter Vertrag, 30 Tage Urlaub und Mobilitätszuschuss.
• Wertschätzende Unternehmenskultur mit kurzen Entscheidungswegen.