Executive Assistant / Office Manager (m/w/d)

Über die Position

Als Executive Assistant / Office Manager unterstützen Sie unser Managementteam bei der täglichen Organisation und tragen maßgeblich zum reibungslosen Ablauf im Unternehmen bei. Sie arbeiten in einem jungen, innovativen Startup, das Robotiklösungen für die Baubranche entwickelt.

Hauptaufgaben

• Kalender- und Reisemanagement für C‑Level‑Executives, inkl. Priorisierung bei Terminüberschneidungen
• Planung, Durchführung und Nachbereitung von Meetings
• Organisation von Dienstreisen und Reisekostenabrechnung
• Erster Ansprechpartner für interne und externe Anfragen, Bearbeitung von Post und digitaler Kommunikation
• Erstellung von Präsentationen, Unterlagen und Protokollen
• Unterstützung bei Presseanfragen und Teamevents
• Koordination von Bewerbungsprozessen, Verträgen und Abwesenheitsübersichten
• Einreichung von Förderanträgen und Wettbewerbsbeiträgen
• Erstellung von Unternehmenspräsentationen und Unterstützung im Projektmanagement

Anforderungsprofil

• Abgeschlossenes kaufmännisches Studium oder vergleichbare Qualifikation
• Erste Erfahrung in einer Assistenz‑ oder Office‑Management‑Rolle, idealerweise im Startup‑Umfeld
• Organisationsstark, eigeninitiativ und diskret im Umgang mit sensiblen Informationen
• Professionelles Auftreten und ausgeprägte Serviceorientierung
• Deutsch (C1) und Englisch (B2) in Wort und Schrift

Erforderliche Kenntnisse

• Sicherer Umgang mit MS Office
• Erfahrung mit CRM‑Tools
• Kenntnisse in Buchungstools für Reisen und Meetings

Was wir bieten

• Abwechslungsreiche Tätigkeit mit direktem Einblick in die Unternehmensführung
• Wertschätzendes, kollegiales Arbeitsumfeld in einem innovativen Startup
• Viel Eigenverantwortung von Tag eins an
• Echte Entwicklungsmöglichkeiten in einer wachsenden Organisation