Executive Assistant to the CEO & VP HR (m/w/d)

Über die Position

Wir suchen eine strukturierte und vorausschauende Persönlichkeit, die sowohl den CEO als auch den VP HR in München unterstützt. In dieser kombinierten Assistenzrolle tragen Sie maßgeblich zu reibungslosen Abläufen im Top‑Management bei.

Hauptaufgaben

• Eigenverantwortliche Unterstützung des CEO im operativen Tagesgeschäft, inkl. Kalender‑ und Terminmanagement.
• Planung, Koordination und Abrechnung von Geschäftsreisen.
• Vor‑ und Nachbereitung von Meetings, Erstellung von Präsentationen, Briefings und Entscheidungsunterlagen.
• Organisation von Leadership‑ und Investor‑Meetings sowie Gästebetreuung.
• Unterstützung des VP HR bei HR‑Terminen, Onboarding und vertraulicher Bearbeitung sensibler HR‑Themen.
• Erstellung und Abwicklung von Purchase Orders, Supplier‑Kommunikation und Rechnungsfreigaben.
• Mitverantwortung für das Office Management am Standort München, inkl. Koordination von Dienstleistern und Infrastruktur.

Anforderungsprofil

• Ausgeprägte Resilienz und strukturiertes Arbeiten in einem dynamischen Umfeld.
• Selbstständige Arbeitsweise mit klarer Priorisierung von Aufgaben.
• Hohe Kommunikationsfähigkeit und Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Teamfähigkeit und enge Abstimmung mit weiteren Assistenzkolleg:innen.

Erforderliche Kenntnisse

• Erfahrung im Executive‑Assistant‑Umfeld, idealerweise mit Unterstützung von C‑Level‑Führungskräften.
• Kenntnisse im Office‑Management und in der Organisation von Veranstaltungen.
• Vertrautheit mit gängigen Bürosoftware‑Tools.

Was wir bieten

• Ein anspruchsvolles Umfeld mit direktem Kontakt zum Top‑Management.
• Verantwortungsvolle Aufgaben und die Möglichkeit, eigene Prozesse zu gestalten.
• Ein professionelles Team und moderne Arbeitsbedingungen am Standort München.