Medical Team Assistant (m/w/d) – Vollzeit in München

Über die Position

Wir suchen eine strukturierte und zuverlässige Persönlichkeit, die das Medical Team unseres international tätigen, forschungsorientierten Unternehmens im pharmazeutischen Umfeld administrativ unterstützt.

Hauptaufgaben

• Umfassende Backoffice‑Unterstützung inkl. Reisemanagement, Rechnungsverwaltung und Upload von Dokumenten über elektronische Signaturtools (z. B. DocuSign)
• Erstellung von Tagesordnungen, Protokollführung und allgemeine Verwaltungs‑ und Assistenzaufgaben (Posteingang/-ausgang, Unterschriften einholen, Dokumentenmanagement)
• Organisation, Koordination und Durchführung interner und externer Veranstaltungen (Kongresse, Symposien, Schulungen, Meetings)
• Optimierung administrativer Prozesse, strukturierte Archivierung und Pflege von Genehmigungs‑ und Freigabeprozessen
• Schriftliche und telefonische Korrespondenz mit externen Ansprechpartner:innen sowie Unterstützung bei Compliance‑Anforderungen
• Erstellung, Kontrolle und Nachverfolgung von Bestellungen für das gesamte Medical Team

Anforderungsprofil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Erfahrung in einer administrativen oder assistierenden Rolle, idealerweise im regulierten Umfeld (Pharma, Biotech, Medizintechnik, Healthcare)
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
• Sehr gute Deutsch‑ und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Team‑ und serviceorientierte Persönlichkeit mit hohem Verantwortungsbewusstsein

Erforderliche Kenntnisse

• Sicherer Umgang mit MS Office
• Erfahrung mit digitalen Dokumenten‑ und Ablagesystemen sowie elektronischen Signaturtools (z. B. DocuSign)

Was wir bieten

• Abwechslungsreiche Assistenzrolle mit hoher Schnittstellenfunktion
• Zusammenarbeit in einem professionellen, internationalen medizinischen Umfeld
• Moderne Arbeitsweise und wertschätzende Unternehmenskultur
• Attraktive Rahmenbedingungen und Entwicklungsmöglichkeiten