Office Assistant (m/w/d) – Herz des Headquarters

Über die Position

Als Office Assistant (m/w/d) bist du das Herz unseres neuen Headquarters in Düsseldorf und die erste Anlaufstelle für unser Team, Bewerber:innen und Gäste. Du sorgst dafür, dass unser Front Desk professionell, herzlich und effizient funktioniert und hältst gleichzeitig die organisatorischen Fäden im Hintergrund.

Hauptaufgaben

• Organisation, Pflege und Weiterentwicklung des Empfangs‑ und Office‑Bereichs inklusive professionellem Außenauftritt
• Empfang, Betreuung und Bewirtung von Gästen und Bewerber:innen
• Bearbeitung der Ein‑ und Ausgangspost sowie Koordination von Lieferungen
• Verantwortung für Bestellungen und Einkäufe (Bürobedarf, Lebensmittel, weitere Materialien)
• Unterstützung bei Planung und Organisation interner Events
• Zentrale Ansprechperson für externe Dienstleister und Partner (Gebäudemanagement, Handwerker, Reinigung)
• Klärung und Koordination von Internet‑ und Telekommunikationsthemen
• Verwaltung und Organisation von Dienstwagen
• Allgemeine administrative und organisatorische Unterstützung des Teams im Tagesgeschäft
• Vertretung für die persönliche Assistenz der Geschäftsführung

Anforderungsprofil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
• Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung im Office‑, Assistenz‑ oder Hospitality‑Bereich
• Sicherer Umgang mit digitalen Tools und Office‑Programmen
• Ausgeprägtes Organisationstalent mit Hands‑on‑Mentalität
• Freundliches, verantwortungsbewusstes und souveränes Auftreten
• Lösungsorientierte Denkweise und positive Ausstrahlung
• Sehr gute Deutsch‑ und gute bis sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Freude daran, Verantwortung zu übernehmen und Dinge eigenständig voranzutreiben

Erforderliche Kenntnisse

• Office‑Programme

Was wir bieten

• Unbefristete Festanstellung
• 31 Urlaubstage
• Apple Equipment (MacBook, iPhone)
• Dreimal pro Woche bezahltes Team‑Mittagessen
• Monatliche Sachzuwendungen nach Wahl (z. B. FitX‑Abo oder Probonio)
• Corporate Benefits und Rabatte
• Maniküre‑ & Barber‑Termine im Office
• Persönlicher Gutschein am Geburtstag
• Regelmäßige Teamevents & gemeinsame Feiern
• Viel Raum für eigene Ideen, Eigenverantwortung und aktive Mitgestaltung