Office Manager & Administrative Assistant (m/w/d)

Über die Position

Wir suchen eine proaktive und organisierte Persönlichkeit, die unser Frankfurter Büro im Tagesgeschäft unterstützt. Als Office Manager & Administrative Assistant sorgen Sie für ein reibungsloses Arbeitsumfeld und fungieren als zentrale Ansprechperson für Facility Management, IT und allgemeine Office‑Management‑Themen.

Hauptaufgaben

• Organisation des täglichen Büroablaufs inklusive Empfangsbereich und Sicherstellung eines professionellen Arbeitsumfelds für Mitarbeitende und Besucher.
• Verwaltung von Bürobedarf, Inventar sowie Lebensmitteln und Getränken.
• Koordination von IT‑ und Facility‑Angelegenheiten mit internen Teams und externen Dienstleistern.
• Zusammenarbeit mit der Hausverwaltung und externen Serviceanbietern zur Gewährleistung eines reibungslosen Büroalltags.
• Unterstützung des Country Managers bei Terminplanung, Urlaubsübersichten und Teamkalendern.
• Administrative Unterstützung der Legal‑ und Corporate‑Teams sowie operative Mitarbeit beim Client Onboarding und bei Unternehmensgründungen.

Anforderungsprofil

• Nachweisbare Erfahrung im Office Management oder in administrativen Funktionen, idealerweise im Bereich Corporate Services oder Financial Services.
• Ausgeprägte Organisations‑ und Multitasking‑Fähigkeiten mit hoher Detailgenauigkeit.
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch, weitere Sprachkenntnisse von Vorteil.

Erforderliche Kenntnisse

• Sicherer Umgang mit Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
• Erfahrung mit Office‑Management‑Tools oder vergleichbarer Software.
• Grundverständnis für Facility Management und IT‑Support.