Office Manager & Team Assistant (m/w/d)

Über die Position

Als Office Manager & Team Assistant sind Sie das zentrale Bindeglied im Unternehmen. Sie unterstützen die Geschäftsführung, das Team sowie externe Partner und sorgen für reibungslose administrative Abläufe.

Hauptaufgaben

• Vorbereitung und Kontrolle der monatlichen Lohnabrechnung, Provisions- und Reisekostenabrechnung
• Kommunikation mit Krankenkassen, Zeiterfassung und Bearbeitung von Krankmeldungen
• Organisation des Bürobetriebs: Materialbestellung, Vertragsverwaltung, Account- und Passwortmanagement
• Empfang von Gästen, Telefonannahme und Koordination von Terminen sowie Reisebuchungen
• Onboarding neuer Mitarbeitender, Ausstattung von Arbeitsplätzen und Planung von Team-Events
• Unterstützung im After‑Sales‑Bereich: Auftragsabwicklung, Rechnungsstellung und Mahnwesen
• Leser‑ und Kundensupport bei Zahlungs‑ und Login‑Fragen

Anforderungsprofil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Erfahrung in der vorbereitenden Lohnabrechnung sowie in Reisekosten‑ und Provisionsabrechnung
• Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise und hohes Maß an Diskretion
• Ausgeprägte Kommunikations‑ und Serviceorientierung
• Sehr gute Deutschkenntnisse (C2‑Niveau)

Erforderliche Kenntnisse

• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel
• Grundkenntnisse in der Buchhaltung
• Erfahrung mit CRM‑Systemen, Ad‑Server‑Tools oder KI‑Anwendungen

Was wir bieten

• Ein dynamisches Arbeitsumfeld in einem wachsenden Medienunternehmen
• Vielfältige Aufgabenbereiche mit hoher Eigenverantwortung
• Teamorientierte Unternehmenskultur und regelmäßige Teamevents