Office Manager:in (m/w/d)

Über die Position

Als Office Manager:in unterstützen Sie das Management unseres Büros in Köln‑Ehrenfeld. Die Stelle ist in Teil‑ oder Vollzeit mit 30‑39 Wochenstunden zu besetzen und erfordert tägliche Präsenz vor Ort.

Hauptaufgaben

• Eigenständiges Management des dynamischen Büroalltags.
• Besetzung und Betreuung der Telefonzentrale.
• Organisation eingehender Anfragen über verschiedene Kommunikationskanäle.
• Vorbereitung und Koordination interner sowie externer Sitzungen und Veranstaltungen.
• Unterstützung der Fachberatungen und der Fachbereichsleitung.
• Schnittstellenarbeit mit den zentralen Bereichen Verwaltung und Personal.
• Materialbeschaffung für Bürobedarf, Catering und weitere Ressourcen.
• Verwaltung und Führung der Handkasse vor Ort.
• Steuerung der Datenerfassung, auch in digitalen Systemen.

Anforderungsprofil

• Solide Erfahrung in einer vergleichbaren Office‑Management‑Position.
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbarer Abschluss.
• Hohe Belastbarkeit und Ruhe in anspruchsvollen Situationen.
• Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• Ausgeprägtes Organisationstalent und lösungsorientiertes Denken.
• Professionelle Kommunikation über verschiedene Kanäle.
• Zuverlässigkeit und eigenständiges Arbeiten.
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS‑Office‑Anwendungen.
• Menschen mit Schwerbehinderung werden bei entsprechender Eignung vorrangig berücksichtigt.

Erforderliche Kenntnisse

• MS‑Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).

Was wir bieten

• Vergütung nach dem Bundesangestelltentarif kirchliche Fassung (BAT‑KF, Entgeltgruppe 8) inkl. Jahressonderzahlung.
• Betriebliche Altersvorsorge und Kinderzulage von 151 € brutto monatlich pro Kind bei Vollzeit.
• Ein abwechslungsreiches, dynamisches Arbeitsumfeld in einem engagierten Team.
• Modernen, gut ausgestatteten Arbeitsplatz und partizipative Führungskultur.
• Interne und externe Fort‑ und Weiterbildungsangebote.