Reception Support – Mitarbeiter Empfang & Administration (m/w/d)

Über die Position

Als Reception Support / Mitarbeiter Empfang & Administration bist du die zentrale Ansprechperson für Kunden, Gäste und Mitarbeitende am Standort Düsseldorf. Du sorgst für einen professionellen ersten Eindruck und unterstützt das Tagesgeschäft in einem dynamischen Umfeld.

Hauptaufgaben

• Empfang und Betreuung von Kunden, Gästen, Mitarbeitenden und Besuchern, inklusive Begleitung von Besichtigungen und aktiver Kundenpflege.
• Bearbeitung von Anfragen, Buchungen und administrativen Vorgängen, Unterstützung bei Vertragserstellung, Dokumentenverwaltung und Organisation von Veranstaltungen.
• Koordination externer Dienstleister, technische Unterstützung am Standort sowie Pflege digitaler Plattformen und Umsetzung von Prozessen.
• Allgemeine administrative Tätigkeiten, Erfassung und Fakturierung von Leistungen und Unterstützung anderer Bereiche nach Bedarf.

Anforderungsprofil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Ausbildung im Event‑, Hotellerie‑ oder Dienstleistungsbereich.
• Serviceorientierte, aufgeschlossene Persönlichkeit mit ausgeprägter Gastgebermentalität und Erfahrung im Kundenkontakt.
• Kommunikationsstärke, professionelles Auftreten sowie zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise.
• Teamfähigkeit, Flexibilität, Stressresistenz und Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen.
• Grundlegendes IT‑ und Technikverständnis sowie Motivation, sich in neue digitale Tools einzuarbeiten.
• Sichere Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse; weitere Sprachen von Vorteil.

Erforderliche Kenntnisse

• Grundlegendes Verständnis von IT‑Systemen und digitalen Plattformen.
• Erfahrung im Umgang mit Conferencing‑Tools und administrativen Prozessen.
• Sicherer Umgang mit der deutschen Sprache und guten Englischkenntnissen.