Sekretär/in im Prorektorat (w/m/d)

Über die Position

Die Hochschule für Technik, Wirtschaft und Kultur Leipzig sucht zum 01.01.2027 Verstärkung für das Sekretariat der Prorektoren. In dieser Rolle übernehmen Sie zentrale administrative Aufgaben und unterstützen die Prorektorate bei ihrer täglichen Arbeit.

Hauptaufgaben

• Organisation und Koordination des Geschäftsverkehrs sowie administrativer Abläufe, inkl. Terminplanung und Besprechungskoordination.
• Bearbeitung des Postein- und -ausgangs, Fristenkontrolle, elektronische Aktenablage (WinReg) und Archivierung.
• Anfertigung von Schriftstücken, auch vertraulichen Schreiben, nach Stichworten und Diktat.
• Ansprechpartner für interne und externe Anfragen, Weiterleitung an zuständige Stellen.
• Unterstützung bei Beratungen der Rektoratsmitglieder, Erstellung von Unterlagen nach Weisung.
• Vervielfältigungs‑ und Digitalisierungsarbeiten, Vorbereitung von Präsentationen und Vorlagen.
• Verwaltung von Büromaterial, Bedarfsermittlung, Bestellung und Verwaltung von Merchandising‑Artikeln.
• Datenbeschaffung, Aufbereitung, Verdichtung und Verwaltung digitaler Dateien.
• Unterstützung bei der Planung und Organisation zentraler Hochschulveranstaltungen.
• Zusammenarbeit mit den Prorektoraten, dem Rektorat und anderen Abteilungen, Vertretung der Assistenz des Rektors/der Rektorin.

Anforderungsprofil

• Abgeschlossene Berufsausbildung im Bereich Büro‑ und Verwaltungsmanagement oder im Rechtswesen.
• Berufserfahrung in Büroorganisation, Assistenz oder Sekretariatsbereich.
• Sehr gute Kenntnisse moderner Büro‑ und Verwaltungsabläufe sowie im Dokumenten‑ und Aktenmanagement.
• Sicherer Umgang mit gängigen Office‑Anwendungen.
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit, strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise.
• Hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein, Zuverlässigkeit und Diskretion.
• Freundliche und verbindliche Kommunikationsfähigkeit sowie gute Englischkenntnisse.

Erforderliche Kenntnisse

• Moderne Büro‑ und Verwaltungsprozesse.
• Dokumenten‑ und Aktenmanagement, insbesondere mit WinReg.
• Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).

Was wir bieten

• Verantwortungsvolle Tätigkeit in einem interessanten und vielfältigen Umfeld.