Verwaltungsmitarbeiter (m/w/d) für Empfang & Buchhaltung

Über die Position

Als Verwaltungsmitarbeiter (m/w/d) für Empfang und Buchhaltung bist du das erste Gesicht unseres Unternehmens in Stuttgart. Du bist verantwortlich für den herzlichen Empfang von Gästen, die professionelle Telefonbetreuung und die Unterstützung der Buchhaltung im Tagesgeschäft.

Hauptaufgaben

• Empfang und Betreuung von Gästen, Besucher:innen und Veranstaltungsteilnehmer:innen, Tür öffnen.
• Telefonzentrale bedienen, Anfragen koordinieren, Schnittstelle zu internen und externen Partnern.
• Raum- und Veranstaltungsplanung, Organisation von Events inklusive Catering‑Abstimmung.
• Erfassung, Pflege und Fakturierung von Veranstaltungs‑ und Dienstleistungsdaten, lückenlose Dokumentation.
• Unterstützung der Kreditorenbuchhaltung: Eingangsrechnungen prüfen, erfassen, Zahlungsfreigaben vorbereiten, Rechnungsdifferenzen klären.
• Datenpflege im SAP‑System für abrechnungsrelevante Vorgänge.

Anforderungsprofil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Erfahrung im Empfangs‑, Front‑Desk‑ oder Servicebereich, idealerweise mit administrativen Aufgaben.
• Erste Berührungspunkte mit Buchhaltung oder Rechnungsprüfung.
• Sicherer Umgang mit MS‑Office‑Anwendungen.
• Selbstständige, serviceorientierte Arbeitsweise und ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit.

Erforderliche Kenntnisse

• Grundverständnis buchhalterischer Prozesse und Abläufe.
• Kenntnisse im Umgang mit ERP‑Systemen, insbesondere SAP (Datenerfassung).
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS‑Office‑Programmen (Word, Excel, Outlook).