Executive Assistant

Über die Position

Für ein weltweit führendes Executive‑Search‑Unternehmen suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine:n Executive Assistant (m/w/d) am Standort Frankfurt am Main. In dieser Position unterstützen Sie eine:n Berater:in bei der Koordination anspruchsvoller Suchmandate und übernehmen das Tagesgeschäft auf höchstem Serviceniveau.

Hauptaufgaben

• Koordination nationaler und internationaler Termine sowie professionelle Steuerung des Tagesgeschäfts.
• Zentrale Schnittstelle zwischen Berater:in, Kunden und Kandidat:innen – Fristen, Termine und Projektschritte im Blick behalten.
• Organisation von Interviews, Erstellung von Reportings und Präsentationen, Unterstützung bei Angebotsvorbereitung.
• Internationales Reisemanagement inklusive Reisekostenabrechnung.
• Begleitung administrativer Prozesse bis zum Projektabschluss, Pflege der Datenbank und Abrechnungen.
• Schriftliche und telefonische Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache.
• Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen und weiteren administrativen Aufgaben.
• Einsatz digitaler Tools sowie moderner IT‑ und KI‑Anwendungen zur Optimierung von Arbeitsabläufen.

Anforderungsprofil

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Fremdsprachenkorrespondent:in, Management Assistant) oder ein abgeschlossenes Studium.
• Relevante Berufserfahrung als Executive Assistant, Management Assistant oder Projektassistenz.
• Idealerweise Kenntnisse im Executive Search; alternativ Erfahrung im Professional‑Services‑Umfeld (Unternehmensberatung, Kanzlei, Wirtschaftsprüfung, Finanz‑Services).
• Fließende Deutsch‑ und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Professionelles Auftreten, Diskretion und ausgeprägte Serviceorientierung.
• Strukturiertes, vorausschauendes und sorgfältiges Arbeiten, auch bei mehreren parallelen Projekten.

Erforderliche Kenntnisse

• Sicherer Umgang mit digitalen Tools, modernen IT‑ und KI‑Anwendungen.
• Erfahrung im internationalen Reisemanagement und in der Reisekostenabrechnung.
• Versierter Umgang mit geschäftlicher Korrespondenz in Deutsch und Englisch.
• Datenbankpflege und administrative Prozessbegleitung bis zum Projektabschluss.