Executive Assistant (m/w/d) – Management Support

Über die Position

Wir suchen eine engagierte Persönlichkeit, die die Geschäftsleitung von ommax in allen administrativen und organisatorischen Belangen unterstützt. Sie sorgen für einen reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts und tragen aktiv zur Optimierung interner Prozesse bei.

Hauptaufgaben

• Terminverwaltung und Koordination von Kundenterminen, Firmenveranstaltungen, Messen und Geschäftsreisen
• Planung, Vorbereitung und Nachbereitung von Management‑Reisen
• Erstellung und Pflege von interner und externer Korrespondenz in Deutsch und Englisch
• Unterstützung bei Prozessverbesserungsinitiativen und Entwicklung neuer Abläufe
• Projektverantwortung und -koordination, inkl. Roadshows und Feedback‑Management
• Verwaltung der Deal‑Pipeline, Private‑Equity‑Liste und HubSpot‑Kontakte
• Organisation von Unternehmens‑ und Team‑Events

Anforderungsprofil

• Abgeschlossenes Hochschulstudium oder vergleichbare Ausbildung mit relevanter Berufserfahrung
• Erfahrung im Office Management sowie als Partner‑/Executive‑Assistant
• Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch
• Serviceorientierte Teamplayer‑Mentalität und kreative, motivierte Persönlichkeit

Erforderliche Kenntnisse

• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
• Erfahrung im Umgang mit HubSpot (Deals, Kontakte, Listen)

Was wir bieten

• Attraktives Gehaltspaket mit Beteiligungen am Vertriebserfolg
• Möglichkeit zu exklusiven Investment‑ und Weiterbildungsprogrammen
• Ein dynamisches, hochmotiviertes Team und unmittelbare Zusammenarbeit mit Gründern und Partnern