Office Manager (m/w/d) – 20 h/Woche

Über die Position

Wir suchen eine engagierte und organisationsstarke Persönlichkeit, die unseren Empfang, die Büroorganisation und den reibungslosen Ablauf des Teamalltags in unserem Standort im Herzen von Prenzlauer Berg verantwortet. In Teilzeit (20 Stunden pro Woche) bist du die zentrale Anlaufstelle für Kolleg:innen, Besucher:innen und Dienstleister.

Hauptaufgaben

• Empfang & Front Desk: erste Anlaufstelle für Kunden und Besucher, Koordination von Meetingräumen und Einhaltung der Clean‑Desk‑Policy.
• Post & Archiv: Annahme, Versand und Verteilung von Post, Scannen, Ablage wichtiger Dokumente und Schlüsselverwaltung.
• IT‑Ausstattung: Bestellung von IT‑Geräten, Zubehör und Beantragung von eSIMs.
• Büromaterial & Bestellungen: Beschaffung von Druckerpapier, Toner, Umschlägen, Überwachung des Lagerbestands.
• Food & Drinks: Bestellung von Getränken, Organisation von frischem Obst, Pflege von Küche und Kaffeebereich.
• Facility Management: Bestellung von Hygieneartikeln, Koordination kleinerer Reparaturen, Pflege der Büropflanzen.
• Onboarding & Team‑Support: Vorbereitung von Checklisten, Anmeldung von Software‑Zugängen, Koordination von Offboarding, Unterstützung bei Teamevents und Reisebuchungen.
• Finanzbuchhaltung: Sammlung und Vorbereitung von Bewirtungsbelegen.

Anforderungsprofil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Erste Erfahrung im Office Management, Front Desk oder einer ähnlichen Position von Vorteil.
• Ausgeprägtes Organisationstalent und strukturierte Arbeitsweise.
• Freundliches, verbindliches Auftreten im Umgang mit Kolleg:innen, Kunden und Dienstleistern.
• Hands‑on‑Mentalität und Freude an der gleichzeitigen Betreuung vieler kleiner und größerer Aufgaben.

Erforderliche Kenntnisse

• Sicherer Umgang mit gängigen Office‑Programmen.
• Sehr gute Deutschkenntnisse, Englischkenntnisse von Vorteil.

Was wir bieten

• Eigenverantwortliches Arbeiten ohne Mikromanagement.
• Dynamisches, aufgeschlossenes Team mit guter Einarbeitung.
• Gym‑Membership, regelmäßige Lunches, interne Events und weitere Benefits.