Office Manager (m/w/d)

Über die Position

Wir suchen für die Medialine Communications GmbH in Berlin eine erfahrene Persönlichkeit als Office Manager (m/w/d). Sie übernehmen Verantwortung für die Weiterentwicklung unserer Office‑Management‑Prozesse und sorgen für einen reibungslosen Büroalltag.

Hauptaufgaben

• Leitung und Optimierung der Office‑Management‑Prozesse sowie Koordination des täglichen Bürobetriebs
• Terminkoordination und organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung und des Managements
• Gesamtverantwortung für Office Operations und Facility Management (Arbeitsplatzorganisation, Sauberkeit, Meetingraum‑Koordination, Hausverwaltung, Wartungs‑ und Reparatur‑Koordination, Inventarverwaltung)
• Steuerung externer Dienstleister, Budgetverantwortung, Beschaffung von Büromaterialien, Vertrags‑ und Preisverhandlungen, Rechnungsprüfung
• Organisation und Koordination von Dienst‑ und Geschäftsreisen inkl. Reisekostenabrechnung
• Verantwortung für die Firmenwagen‑Organisation und Leasing‑Management
• Zentrale Ansprechperson für officebezogene Themen, Mitgestaltung der Employee Experience und Unterstützung beim Onboarding
• Mitwirkung bei der Planung und Durchführung von Firmenveranstaltungen
• Sicherstellung einer professionellen, einladenden Office‑Umgebung für Mitarbeitende, Besucher und Geschäftspartner
• Kontinuierliche Optimierung von Office‑ und Workplace‑Prozessen zur Steigerung von Effizienz und Zufriedenheit

Anforderungsprofil

• Mehrjährige Berufserfahrung im Office Management, Workplace Management oder einer vergleichbaren Position
• Ausgeprägte Bereitschaft zur Verantwortungsübernahme, hohe Eigenständigkeit und strukturierter Arbeitsstil
• Verhandlungsgeschick gegenüber Dritten (Hausverwaltung, Leasinggesellschaften, externe Dienstleister) inklusive Budgetverantwortung

Erforderliche Kenntnisse

• Fundierte Kenntnisse im Office‑ und Facility‑Management
• Erfahrung in der Steuerung externer Dienstleister und im Vertrags‑ sowie Preismanagement
• Kenntnisse in der Organisation von Geschäftsreisen und Firmenwagen‑Leasing