Office Manager:in (w/d/m)

Über die Position

In der Abteilung Bestandsentwicklung und Metadaten der Staatsbibliothek zu Berlin unterstützen Sie die Abteilungsleitung als Office Manager:in. Sie übernehmen ein breites Spektrum an Organisations‑, Koordinations‑ und Verwaltungsaufgaben und tragen zur effizienten Steuerung der Geschäftsstelle bei.

Hauptaufgaben

• Organisation und Koordination der Geschäftsstelle der Abteilungsleitung, inkl. Termin‑, Sitzungs‑ und Veranstaltungsmanagement sowie Dienstreiseplanung.
• Aktive Unterstützung der Leitung in Verwaltungs‑, Personal‑ und Organisationsangelegenheiten, Dokumentenmanagement und operativem Projektmanagement.
• Bearbeitung bibliothekarischer und administrativer Fachthemen sowie Durchführung von Recherchen.
• Betreuung und Weiterentwicklung des Webauftritts der Abteilung.
• Koordination von Fortbildungs‑, Arbeits‑ und Gesundheitsschutz‑ sowie IT‑Aufgaben.

Anforderungsprofil

• Abgeschlossene Berufsausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten, Verwaltungslehrgang I oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Erfahrung im Office Management oder administrativen Bereich (z. B. Sekretariat).
• Sehr gute Kenntnisse der MS‑Office‑Programme, insbesondere Excel und Outlook.
• Erfahrung mit Bürokommunikationstools und Dokumentenmanagementsystemen, vorzugsweise der E‑Akte des Bundes.
• Sehr gute Deutsch‑ und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick, strukturierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise.
• Zuverlässiger Umgang mit vertraulichen Daten sowie Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit.

Erforderliche Kenntnisse

• Kenntnisse im Bibliothekswesen, internationalen Buchhandel und entsprechender Fachterminologie (erwünscht).
• Grundkenntnisse im öffentlichen Vergaberecht und internen Regelungen der Stiftung Preußischer Kulturbesitz (erwünscht).
• Grundkenntnisse im Projektmanagement und in Steuerungsinstrumenten (erwünscht).