Office Operations Manager (m/w/d)

Über die Position

Als Office Operations Manager (m/w/d) bist du die zentrale Anlaufstelle unseres Headquarters in Düsseldorf. Du sorgst dafür, dass der Büroalltag reibungslos läuft und Besucher*innen sich stets willkommen fühlen.

Hauptaufgaben

• Empfang und erste Anlaufstelle für Kolleg*innen, Dienstleister, Bewerber*innen und Gäste – persönlich, telefonisch und per E‑Mail.
• Koordination interner Abläufe, Dienstleister und spontane Anfragen, um den Büroalltag am Laufen zu halten.
• Bestellprozesse inklusive Lagerchecks, MHD‑Kontrollen und Sonderbestellungen sowie Nachverfolgung von Instandhaltungs‑ und Optimierungsthemen.
• Pflege einer ordentlichen, sauberen und angenehmen Büroatmosphäre.
• Bearbeitung von Anfragen über das Ticketsystem und Schnittstellenfunktion für interne Themen.
• Unterstützung der In‑House‑Event‑Abteilung bei Vorbereitung und Durchführung von Meetings und Veranstaltungen.

Anforderungsprofil

• Erfahrung im Empfangs‑ oder Front‑Office‑Bereich.
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung.
• Freundliches Auftreten, strukturierte Arbeitsweise und Hands‑on‑Mentalität.
• Sehr gute Deutsch‑ und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Erforderliche Kenntnisse

• Sicherer Umgang mit digitalen Tools, insbesondere MS Office 365 und MS Teams.
• Erste Erfahrungen im Bereich Office Operations oder Bestellprozesse sind von Vorteil.

Was wir bieten

• Schichtsystem mit Früh‑ (07:00–16:00) und Spätdienst (10:00–19:00).
• Dynamisches Team und ein modernes Arbeitsumfeld im Herzen Düsseldorfs.
• Möglichkeit, Prozesse aktiv mitzugestalten und Verantwortung zu übernehmen.