Operations & Office Manager

Über die Position

Wir suchen einen Operations & Office Manager (m/w/d), der unser wachsendes Team in Berlin unterstützt. Du bist das Bindeglied zwischen Büro, Werkstatt und Management und sorgst dafür, dass alle operativen Prozesse reibungslos laufen.

Hauptaufgaben

• Beschaffung und Lieferantenmanagement für Reinigung, Handwerk, Catering und Freelancer inkl. Angebotseinholung, Verhandlung und Beauftragung.
• Zuständigkeit für Compliance‑Themen wie Brandschutz, Arbeitssicherheit und Datenschutz in Zusammenarbeit mit der Legal Counsel.
• Koordination von Material, Bestellungen und Logistik zwischen Office und Workshop.
• Erster Ansprechpartner für externe Anfragen (Telefon, E‑Mail, Post).
• Begleitung von On‑ und Offboarding (Hardware, Zugänge, Arbeitsplatz‑Setup).
• HR‑Administration in Personio: Vertragsvorbereitung, Stammdaten, Krankmeldungen und Urlaubsverwaltung.
• Unterstützung im Recruiting von der Termin‑ bis zur Vertragsvorbereitung.
• Gestaltung interner Kommunikation (All‑Hands, Newsletter, Team‑Updates).
• Executive Support: Kalender‑ und Reiseorganisation, Meeting‑Vorbereitung für Gründer:innen und Team.
• Unterstützung bei internen und externen Events zusammen mit der Event‑Managerin.
• Rechnungs‑ und Belegprüfung sowie Vorbereitung für die Buchhaltung.
• Abwicklung von Reise‑ und Spesenabrechnungen in Zusammenarbeit mit dem Finance Manager.

Anforderungsprofil

• Erfahrung im Office Management, Workplace Operations oder Executive Support, idealerweise im Tech‑ oder Startup‑Umfeld.
• Ausgeprägtes Verhandlungsgeschick und sicherer Umgang mit Dienstleistern und Lieferanten.
• Hohe Organisationsfähigkeit, auch in turbulenten Phasen mehrere Themen parallel zu managen.
• Teamplayer mit Hands‑on‑Mentalität und Freude an Prozessoptimierung.
• Interesse an Robotik, KI und Deep‑Tech‑Technologien.
• Sehr gute Deutsch‑ und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Bereitschaft, täglich vor Ort in Berlin zu arbeiten.

Erforderliche Kenntnisse

• Personio
• Google Workspace
• Moss