Sekretär/in (w/m/d) – Verwaltung & Transfer

Über die Position

Das Institut für Zeitgeschichte München‑Berlin (IfZ) baut die neue Abteilung ZEitgeschichteTRAnsfer (ZETRA) auf und sucht zum 1. Januar 2027 eine engagierte Sekretärin bzw. einen engagierten Sekretär (w/m/d). Die Stelle ist unbefristet und in Vollzeit ausgeschrieben, Teilzeit ist nach dienstlichen Erfordernissen möglich.

Hauptaufgaben

• Vorausschauende und effiziente Unterstützung der Abteilungsleitung und des Teams in administrativen und organisatorischen Belangen.
• Erledigung von Korrespondenz sowie Kommunikation in deutscher und englischer Sprache.
• Koordination und Organisation von Terminen, Besprechungen und Geschäftsreisen.
• Unterstützung bei der Planung und Durchführung von wissenschaftlichen Konferenzen, Workshops und Transferaktivitäten.
• Mitwirkung an der Pflege und Weiterentwicklung der Online‑Angebote von ZETRA.

Anforderungsprofil

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische oder gleichwertige Berufsausbildung, idealerweise als Fremdsprachensekretär/in, Verwaltungsfachangestellte/r oder Kauffrau/-mann für Bürokommunikation.
• Erfahrung in Büro‑ und Verwaltungsaufgaben, insbesondere in einem internationalen Umfeld.
• Sehr gute Deutsch‑ und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise und hohe Zuverlässigkeit.

Erforderliche Kenntnisse

• Kenntnisse in der Bürokommunikation und -organisation.
• Umgang mit gängigen Office‑Anwendungen.
• Vertrautheit mit Termin‑ und Reiseplanung.

Was wir bieten

• Unbefristete Vollzeitstelle in Entgeltgruppe 6 TV‑L.
• Arbeitsort München mit Möglichkeit zur Teilzeitbeschäftigung.
• Arbeiten in einer renommierten, leibniz‑geförderten Forschungseinrichtung.
• Einbindung in ein internationales Transferprojekt, das Forschungsergebnisse für Politik und Gesellschaft aufbereitet.