Vorzimmerkraft (m/w/d) in der Landesvertretung Berlin

Über die Position

Die Niedersächsische Staatskanzlei sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Vorzimmerkraft (m/w/d) für die Landesvertretung in Berlin. Sie unterstützen den Dienststellenleiter und den Abteilungsleiter bei der täglichen Büroorganisation und tragen zur reibungslosen Kommunikation auf Bundesebene bei.

Hauptaufgaben

• Leitung des Vorzimmers des Dienststellenleiters und des Abteilungsleiters
• Bearbeitung von Ein- und Ausgangspost sowie Erstellung und Bearbeitung von Schriftstücken
• Ablage, Dokumentenmanagement und Pflege der Adressdatenbank
• Koordinierung, Planung und Überwachung von Terminen und Fristen
• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen
• Unterstützung beim Kontakt‑ und Einladungsmanagement
• Organisation und Koordinierung von Besuchergruppen der Bevollmächtigten
• Vertretungsweise Übernahme von Aufgaben des Vorzimmers der Staatssekretärin

Anforderungsprofil

• Abgeschlossene Berufsausbildung im Büromanagement, Bürokommunikation, Rechtsanwaltsfachangestellten oder vergleichbare Qualifikation
• Langjährige Berufserfahrung in Büroorganisation und Sekretariatsbereich
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Selbstständiges, adressatengerechtes Formulieren
• Teamfähigkeit, Organisationstalent, hohe Belastbarkeit und Kooperationsbereitschaft
• Bereitschaft, die Arbeitszeit an dienstliche Erfordernisse anzupassen

Erforderliche Kenntnisse

• Sicherer Umgang mit MS‑Office‑Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)

Was wir bieten

• Übertarifliche Eingruppierung in Entgeltgruppe 6 TV‑L
• Außertarifliche Zulage nach zweijähriger Tätigkeit (derzeit 57,55 €)
• 100 % Stellenumfang, Teilzeit‑Option (zwei 50 %-Stellen) möglich
• Flexible Arbeitszeiten nach den dienstlichen Erfordernissen