Executive Assistant (w/m/d) – Assistenz der Geschäftsführung

Über die Position

Wir suchen eine hervorragend organisierte, proaktive und vertrauensvolle Persönlichkeit, die unseren Gründer & Geschäftsführer sowie unseren Managing Partner im operativen Tagesgeschäft unterstützt.

Hauptaufgaben

• Eigenverantwortliche Koordination komplexer Kalender, Termine und Prioritäten.
• Planung und Organisation von Geschäftsreisen inklusive Buchungen und Abrechnung.
• Vor- und Nachbereitung von Meetings, Erstellung von Unterlagen und Nachverfolgung von Maßnahmen.
• Koordination bereichsübergreifender Themen und Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses.
• Unterstützung bei Ressourcen‑ und Kapazitätsplanung sowie Pflege administrativer Daten.
• Organisation von Konferenz‑, Netzwerk‑ und Speaker‑Terminen sowie administrativen Sonderprojekten.
• Mitwirkung im Recruiting, z. B. Koordination von Bewerbungsgesprächen.
• Planung und Durchführung interner Events, Teamformate und Culture‑Initiativen.

Anforderungsprofil

• Mehrjährige Berufserfahrung als Executive Assistant, Personal Assistant, Office Manager oder in einer vergleichbaren Rolle.
• Ausgeprägtes Organisationstalent, strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise.
• Hohe Diskretion, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Exzellentes Zeitmanagement und Fähigkeit, Prioritäten in einem dynamischen Umfeld zu setzen.
• Fließende Deutsch‑ und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Erforderliche Kenntnisse

• Sicherer Umgang mit Microsoft Office und gängigen digitalen Tools.