Assistant(e) administratif(ve) – Accueil & Office Management (H/F/D)

Rejoignez VINCI Facilities Solutions GmbH, leader du Facility Management en Europe, en tant qu'Assistant(e) administratif(ve) chargé(e) de l'accueil et de la gestion de bureau à Karlsruhe. Vous serez le premier contact de nos visiteurs et assurerez le bon fonctionnement quotidien de nos bureaux. Vos missions principales : - Accueil physique et téléphonique des visiteurs, gestion de la centrale téléphonique et du courrier entrant et sortant. - Distribution et suivi des badges visiteurs, contrôle d’accès et sécurité des locaux. - Coordination et gestion du parc de véhicules de fonction (réservations, suivi d’entretien, facturation). - Gestion des stocks de fournitures de bureau : commandes, distribution, inventaire et optimisation des coûts. - Réservation, organisation et suivi des salles de réunion et de conférence, incluant la mise en place technique (projecteurs, visioconférence). - Planification et commande de services de restauration pour réunions, visites clients et événements internes. - Support administratif quotidien : rédaction de courriers, traitement de documents, mise à jour des bases de données et archivage. - Coordination des prestataires externes (nettoyage, maintenance, services de sécurité) et suivi des contrats de services. - Participation à des projets transversaux du service Facility Management (préparation de dossiers, suivi de planning, reporting). Profil recherché : - Formation commerciale ou administrative (ex. : Assistant(e) de gestion, Office Management, Secrétariat) avec une première expérience réussie dans un poste similaire. - Maîtrise du français et de l’anglais à l’écrit comme à l’oral ; l’allemand est un atout. - Excellente maîtrise de MS Office (Word, Excel, PowerPoint) et expérience avec les systèmes ERP (SAP ou équivalent). - Sens de l’organisation, rigueur, autonomie et capacité à gérer plusieurs priorités simultanément. - Excellent relationnel, présentation professionnelle et sens du service client. Nous vous offrons : - Un environnement de travail stimulant au sein d’un grand groupe international, avec des perspectives d’évolution de carrière. - Un package attractif incluant participation au programme d’actions, mutuelle santé, prévoyance, plan d’épargne retraite, réductions employé et leasing vélo. - Accès à la VINCI Academy pour des formations continues et le développement de nouvelles compétences. - Un cadre de travail moderne, des outils IT de haute qualité et une ambiance collaborative axée sur le travail d’équipe. - La possibilité de contribuer à des projets d’envergure dans le secteur du Facility Management, alliant service client et optimisation opérationnelle. Si vous êtes motivé(e) par le challenge d’un poste polyvalent, que vous avez le goût du contact et que vous souhaitez évoluer dans un groupe dynamique, postulez dès maintenant et participez à la réussite de VINCI Facilities Solutions.