Executive Assistant (m/w/d)

Über die Position

Als Executive Assistant unterstützen Sie das Führungsteam von Egon Zehnder bei der reibungslosen Organisation des Büroalltags und der Koordination internationaler Projekte. Sie agieren als zentrale Schnittstelle zu internen Abteilungen und externen Partnern.

Hauptaufgaben

• Gewährleistung eines effizienten Büroablaufs und Koordination komplexer, internationaler Projekte.
• Kommunikation mit Klient:innen und Kandidat:innen in Deutsch und Englisch.
• Erstellung, Überarbeitung und Finalisierung von Projektdokumentationen.
• Planung und Abrechnung von Reisen und Terminen für Berater:innen, Klient:innen und Kandidat:innen.
• Pflege der Daten in der globalen Datenbank.
• Unterstützung bei der Organisation von Events und Business‑Development‑Aktivitäten.

Anforderungsprofil

• Abgeschlossenes Studium und mehrjährige Erfahrung in einer Assistenzfunktion in einem dynamischen, internationalen Umfeld.
• Hohe Detailgenauigkeit kombiniert mit dem Blick für das große Ganze.
• Selbstständige, strukturierte und flexible Priorisierung bei hohem Arbeitspensum.
• Ausgeprägtes Dienstleistungsverständnis, professionelles Auftreten, Loyalität und Diskretion.
• Interkulturelle Kommunikationsfähigkeit und schnelle Auffassungsgabe.

Erforderliche Kenntnisse

• Sicherer Umgang mit dem MS‑Office‑Paket.
• Fließende Deutsch‑ und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Offenheit für neue digitale Tools und KI‑Anwendungen.

Was wir bieten

• Ein diverses und inklusives Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien.
• Internationale Dynamik und eine werteorientierte Unternehmenskultur.
• Möglichkeiten zur persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung.