Office- & Empfangsmanager:in mit Betriebsverantwortung

Über die Position

Als Office- & Empfangsmanager:in mit Betriebsverantwortung bist du das Herzstück unseres modernen Apartment‑Managements. Du koordinierst digitale Buchungs‑ und Reinigungssysteme, empfängst Gäste und sorgst für reibungslose Abläufe.

Hauptaufgaben

• Betrieb & Buchungssysteme steuern: Überblick über Buchungen, Zimmerbelegungen und Seminarplanungen, Kontrolle automatischer Abläufe und manuelle Nachsteuerung.
• Gäste‑ und Seminarbetreuung: Herzlicher Empfang, Beantwortung von Anfragen via Telefon, E‑Mail und Microsoft Teams, Vorbereitung von Seminarräumen und Materialien.
• Team‑ und Tagesgeschäft koordinieren: Dienstpläne erstellen, Aufgaben verteilen, Personalbedarf vorausschauend planen.
• Dienstleister‑ und Bestellmanagement: Reinigung, Wäscheservice, Verpflegung und Sonderwünsche mit dem Küchenteam abstimmen, Bestellungen von Bedarf bis Warenkontrolle verantworten.
• Prozesse kontinuierlich verbessern: Abläufe analysieren, Optimierungspotenziale erkennen und praxisnahe Lösungen implementieren.

Anforderungsprofil

• Ausgeprägtes Organisationstalent und Fähigkeit, mehrere Themen parallel zu managen.
• Hohe Flexibilität und souveränes Handeln bei kurzfristigen Änderungen.
• Schnelle Auffassungsgabe und Affinität zu digitalen Systemen und Tools.
• Interesse an kontinuierlicher Prozessoptimierung.
• Starke Service‑ und Gästeorientierung sowie Kommunikationsstärke.
• Sehr gute Deutschkenntnisse und grundlegende Englischkenntnisse.

Erforderliche Kenntnisse

• Digitale Buchungs‑ und Verwaltungssysteme.
• Microsoft Teams für interne und externe Kommunikation.

Was wir bieten

• 30 Stunden pro Woche mit großer Gestaltungsspielraum.
• Moderne digitale Prozesse statt klassischer Hotelstrukturen.
• Kurzfristige Entscheidungswege und aktive Mitgestaltung.
• Arbeitsplatz direkt an der Spree in einem engagierten Team.
• Vegetarische Frischeküche vor Ort.
• Persönliche Weiterentwicklung: Trainings, drei Weiterbildungstage pro Jahr, digitale Lernplattform und KI‑Schulungen.