Assistenz der Geschäftsführung

Über die Position

Zur Unterstützung der Geschäftsführung der Zimmer & Hälbig GmbH am Standort Bielefeld suchen wir eine engagierte Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d). Sie übernehmen eigenverantwortlich die Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings, erstellen hochwertige Präsentationen und koordinieren wichtige Unternehmensveranstaltungen.

Hauptaufgaben

• Eigenständige Vor- und Nachbereitung von Meetings, inkl. Terminorganisation, Agenda-Erstellung und Koordination von Jour Fixes.
• Erstellung von Ergebnisprotokollen, Nachverfolgung von Maßnahmen und konsequentes Management offener To‑Dos.
• Erstellung und Aufbereitung von Entscheidungsvorlagen, Management‑Reports und Präsentationen für die Geschäftsführung.
• Organisation und Koordination von Meetings und Veranstaltungen innerhalb des VINCI‑Konzerns, inkl. Reiseplanung und Teilnehmermanagement.
• Betreuung von Strategiemeetings und Führungskräftetagungen sowie Dokumentation und Nachverfolgung der Ergebnisse.
• Professionelle Bearbeitung von Kundenreklamationen bis zur abschließenden Erledigung.
• Steuerung von Sonderprojekten, insbesondere Digitalisierungs‑ und Prozessoptimierungsinitiativen.
• Verantwortliches Reisemanagement für die Geschäftsführung, inkl. Planung, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen.

Anforderungsprofil

• Abgeschlossenes Studium im Bereich Wirtschaftsingenieurwesen, BWL mit technischem Schwerpunkt oder vergleichbare Qualifikation.
• Erste bis mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenz‑, Projektmanagement‑, Stabsstellen‑ oder Consulting‑Funktion.
• Hohe Zahlenaffinität, analytische Fähigkeiten und strukturierte, lösungsorientierte Arbeitsweise.
• Professionelles Auftreten, Kommunikationsstärke und Durchsetzungsvermögen.
• Hohe Diskretion und sicherer Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Fließende Deutsch‑ und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Erforderliche Kenntnisse

• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft 365, insbesondere PowerPoint, Excel, Teams und Outlook.

Was wir bieten

• Gutes Betriebsklima und flache Hierarchien.
• Individuelles Onboarding und flexible Arbeitszeitmodelle.
• Zuschuss zu Kita‑ oder Hortgebühren, Bike‑Leasing und Firmenfitness.
• Aufstiegs‑ und Fortbildungsmöglichkeiten.