Assistenz der Geschäftsleitung

Über die Position

Als Assistenz der Geschäftsleitung unterstützen Sie die Führungsebene von Global Foods Trading Group (GFT) in Wolfskehlen bei allen administrativen und organisatorischen Aufgaben. Die Position ist in Vollzeit und vor Ort ausgeübt.

Hauptaufgaben

• Organisation und Verwaltung von Kalendern und Terminen der Geschäftsleitung
• Planung, Koordination und Protokollierung von Besprechungen
• Vorbereitung und Aufbereitung von Dokumenten, Präsentationen und Unterlagen
• Koordination der internen und externen Kommunikation sowie Korrespondenz
• Pflege und Verwaltung von Dokumentationen und Akten
• Erstellung, Prüfung und Nachverfolgung von Spesenabrechnungen
• Unterstützung bei der Planung und Organisation von Geschäftsreisen inkl. Logistik
• Mitwirkung an strategischen Projekten, Recherche und Aufbereitung relevanter Informationen
• Nachverfolgung von Aufgaben, Maßnahmen und To‑Dos
• Sicherstellung eines reibungslosen Büroablaufs und enge Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen

Anforderungsprofil

• Sehr gute Kenntnisse im Bereich Assistenz der Geschäftsleitung und Büroorganisation
• Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften, idealerweise im direkten Umfeld der Geschäftsleitung
• Sicherer und diskreter Umgang mit vertraulichen Informationen
• Fähigkeit, unter Zeitdruck Prioritäten zu setzen und mehrere Aufgaben strukturiert zu bearbeiten
• Erfahrung mit Spesenabrechnungen und sorgfältige Kosten‑ und Budgetdokumentation
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit in Wort und Schrift sowie professionelles Auftreten gegenüber internen und externen Ansprechpartnern

Erforderliche Kenntnisse

• Terminplanung und Meetingkoordination
• Dokumentenerstellung und -verwaltung
• Spesenabrechnung und Budgetdokumentation
• Interne und externe Kommunikationsprozesse

Was wir bieten

• Wachsendes und stabiles Arbeitsumfeld mit angenehmer Arbeitsatmosphäre
• Vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten im Unternehmen
• Moderne Arbeitsplätze in einem modernen Hauptsitz