Assistenz – Office & Administration (all genders)

Über die Position

Als Assistenz für Office & Administration unterstützen Sie die Geschäftsführung und die Partner von Vindelici Advisors standortübergreifend. Sie sind zentrale Ansprechperson für interne und externe Kommunikation und sorgen für reibungslose Büroabläufe.

Hauptaufgaben

• Koordination von Besprechungen, Terminen und Kalendermanagement für die Geschäftsführung und Partner.
• Organisation von Team‑Events und standortübergreifenden Veranstaltungen.
• Strategische Themen‑ und Prozesskoordination sowie administrative Unterstützung des Vorstands.
• Stakeholder‑Kommunikation mit externen Partnern, Kund:innen und Verbundunternehmen.
• Verwaltung des Posteingangs, Dokumentenmanagement, Ablage und Wiedervorlage.
• Koordination der IT‑/Hardware‑Bereitstellung in Zusammenarbeit mit externem IT‑Dienstleister.
• Office Operations inklusive Büroorganisation, Einkauf und Bestandsverwaltung von Büromaterialien.

Anforderungsprofil

• Proaktives Mind‑Set mit Interesse an neuen Prozessen und Tools.
• Ausgeprägte Kommunikationsfreude und Freude an der Arbeit mit Menschen.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• Selbstständige Arbeitsweise und Fähigkeit, Probleme zu erkennen und Lösungen zu finden.

Erforderliche Kenntnisse

• Erfahrung im administrativen Bereich und Office‑Management.
• Kenntnisse im Dokumenten‑ und Postmanagement.
• Grundlegende IT‑Kenntnisse für die Koordination von Hardware‑Anforderungen.

Was wir bieten

• Mentoring ab dem ersten Arbeitstag zur persönlichen Weiterentwicklung.
• Ein werteorientiertes Arbeitsumfeld mit Fokus auf Freiheit, Verantwortung und Verbundenheit.