Executive Assistant

Über die Position

Als Executive Assistant unterstützen Sie die Inhaberin Anna Ruhland in allen administrativen Belangen und tragen maßgeblich zum reibungslosen Ablauf der Geschäftsführung bei. Sie arbeiten eng mit den Fachbereichen HR, Finance, Data & KI sowie Produktion zusammen und erhalten so Einblick in sämtliche Unternehmensbereiche.

Hauptaufgaben

• Eigenständige Steuerung des Kalender- und E‑Mail‑Managements der Geschäftsführung.
• Priorisierung von Aufgaben, Vorbereitung unternehmerischer Entscheidungen und proaktive Antizipation von Bedürfnissen.
• Koordination und Schnittstellenmanagement zu allen Fachbereichen, um Projekte reibungslos zu begleiten.
• Professionelle Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern.
• Lösen unvorhergesehener Herausforderungen mit klarer, lösungsorientierter Vorgehensweise.

Anforderungsprofil

• Mehrjährige Erfahrung als Assistenz der Geschäftsführung oder in einer vergleichbaren Position.
• Selbstständige, vorausschauende Arbeitsweise mit hohem Verantwortungsbewusstsein.
• Ausgeprägtes Fingerspitzengefühl für sensible Themen sowie Diskretion und Präzision unter Druck.
• Sehr gute Deutschkenntnisse (C1) in Wort und Schrift.

Erforderliche Kenntnisse

• Umfassende Praxis im Umgang mit Google Workspace (Gmail, Kalender, Docs, Sheets, Slides).
• Sicherer Umgang mit KI‑Tools zur Optimierung von Workflows.

Was wir bieten

• Einblick in die Steuerung eines erfolgreichen Familienunternehmens und direkter Impact auf Unternehmensentscheidungen.
• Hybrid‑Arbeitsmodell mit fünf Tagen Präsenz, Home‑Office‑Ausnahmen und 10 Flex‑Days.
• Vertrauensarbeitszeit, Gleitzeit und familienfreundliche Arbeitsbedingungen.
• Weiterbildungsmöglichkeiten, Quartalsziele und regelmäßiges Feedback.
• Benefits wie EGYM Wellpass, Jobrad oder MINI‑Leasing sowie regelmäßige Teamevents.