Executive Assistant (m/w/d) des CEO

Über die Position

Als Executive Assistant des CEO unterstützen Sie die Geschäftsführung von Thorit GmbH in einem internationalen Umfeld. Sie arbeiten eng mit dem CEO zusammen und tragen maßgeblich zur effizienten Organisation des Tagesgeschäfts bei.

Hauptaufgaben

• Kalendermanagement: Konfliktfreie Terminplanung, Vorbereitung von Meetings mit Agenda und Kontext.
• Inbox‑Ownership: Tägliche Triagierung der CEO‑Inbox, proaktive Draft‑Erstellung von Antworten.
• Meeting‑Briefings: Erstellung von Pre‑Reads inklusive Kontext und Handlungsempfehlungen.
• Administrative Workflows: End‑to‑End‑Betreuung von Reisen, Rechnungen, Verträgen und Tool‑Subscriptions.
• Stakeholder‑Kommunikation: Schnelle interne und externe Kommunikation mit einer Response‑Time unter 24 Stunden.
• Personal Operating System: Aufbau von Templates, Trackern und SOPs in Confluence.
• Finance Support: Unterstützung bei Finanzprozessen wie Belegverwaltung.
• Priority Radar: Erkennen und Aufbereiten strategischer Themen.
• Special Projects: Eigenverantwortliche Umsetzung von Initiativen wie Office‑Logistik oder Events.

Anforderungsprofil

• Mehrjährige Erfahrung in einer Executive‑Assistance‑Rolle, idealerweise auf C‑Level‑ oder Founder‑Level.
• Absolute Diskretion im Umgang mit sensiblen Informationen.
• Proaktives Ownership‑Mindset und souveräne Priorisierung unter Druck.
• Exzellente schriftliche Kommunikation in Deutsch und Englisch.
• Systemisches Denken und Aufbau wiederholbarer Prozesse.

Erforderliche Kenntnisse

• Fließende Deutsch‑ und Englischkenntnisse.
• Sicherer Umgang mit Confluence, Jira, HubSpot (Basis), Google Workspace, Microsoft 365.
• Erfahrung mit modernen KI‑Tools (Claude, ChatGPT).