Executive Assistant (m/w/d) im E‑Commerce Startup

Über die Position

Als Executive Assistant unterstützt du die Geschäftsleitung von Naturida dabei, den operativen Alltag eines wachsenden E‑Commerce Unternehmens zu strukturieren und strategische Freiräume zu schaffen. Du agierst als Sparringspartner:in und übernimmst Verantwortung für administrative und strategische Aufgaben.

Hauptaufgaben

• Ganzheitliche Termin‑, Kalender‑ und Reiseplanung für die Geschäftsleitung
• Vor- und Nachbereitung von Meetings inkl. Follow‑ups
• Strukturierung und Priorisierung der E‑Mail‑Kommunikation
• Organisation und Optimierung administrativer Abläufe sowie Dokumenten‑ und Vertragsverwaltung
• Koordination externer Dienstleister und Sicherstellung eines funktionierenden Office‑Setups
• Unterstützung und eigenständige Umsetzung ausgewählter Projekte (z. B. HR, Organisation)
• Erstellung von Präsentationen, Reports und Analysen für strategische Themen

Anforderungsprofil

• Mehrjährige Berufserfahrung als Personal‑ oder Executive Assistant, idealerweise im Startup‑ oder Scale‑up‑Umfeld
• Strukturierte, zuverlässige Arbeitsweise mit hohem Qualitätsanspruch
• Starke Kommunikationsfähigkeit und Diskretion im Umgang mit sensiblen Informationen
• Proaktivität, Eigeninitiative und die Fähigkeit, Bedürfnisse zu antizipieren
• Belastbarkeit und Multitasking‑Fähigkeit in einem dynamischen Umfeld
• Fließende Deutsch‑ und sehr gute Englischkenntnisse

Erforderliche Kenntnisse

• Digitale Affinität und Erfahrung mit gängigen Office‑ und Collaboration‑Tools
• Grundverständnis von Prozessen und Automatisierung im administrativen Bereich

Was wir bieten

• Work‑&‑Travel‑Option: bis zu 30 Tage im Jahr aus dem EU‑Ausland arbeiten
• 100 % Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge
• EGYM Wellpass Mitgliedschaft für 25 €/Monat
• Exklusive Mitarbeiterrabatte auf eigene Marken
• Jährliches Weiterbildungsbudget
• Remote‑Arbeitsmodell mit modernem Equipment (MacBook & Co.)
• Moderne, werteorientierte Unternehmenskultur mit kurzen Entscheidungswegen
• Regelmäßige Offsites und Teamevents