Executive Assistant to the CEO

Über die Position

Als Executive Assistant (m/w/d) unterstützen Sie unseren Geschäftsführer Paul Kaffsack im operativen und strategischen Tagesgeschäft. Sie sorgen für reibungslose Abläufe, strukturierte Kommunikation und eine professionelle Organisation auf Executive‑Level.

Hauptaufgaben

• Zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, internen Abteilungen sowie externen Partnern und Kunden.
• Proaktive Unterstützung des Geschäftsführers im operativen und strategischen Tagesgeschäft.
• Steuerung und Koordination von Terminen, Meetings, Geschäftsreisen inkl. Reisekostenabrechnung sowie Kalender‑ und E‑Mail‑Management.
• Aufbereitung von Entscheidungen durch Präsentationen, Analysen, Reportings und Auswertungen.
• Professionelle Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings und Events, inkl. Protokollführung und To‑Do‑Nachverfolgung.
• Planung, Begleitung und Steuerung strategischer sowie operativer Projekte.
• Pflege von Beziehungen zu Kunden und Geschäftspartnern.
• Verwaltung und Prüfung von Freigaben, Auslagen sowie Ein‑ und Ausgangsrechnungen im Rahmen der vorbereitenden Buchhaltung.
• Unterstützung bzw. Vertretung des Team Assistants im Office‑Management.

Anforderungsprofil

• Mehrjährige Erfahrung in der Assistenz der Geschäftsführung oder vergleichbarer Position, idealerweise im Executive‑ oder Vorstandsumfeld.
• Strukturiertes, eigenständiges Arbeiten und Überblick auch in anspruchsvollen Situationen.
• Professionalität, Diskretion und souveränes Auftreten auf allen Ebenen.
• Exzellente Kommunikationsfähigkeiten in deutscher und englischer Sprache.
• Affinität zu AI und Prompt Engineering zur Effizienz‑ und Outcome‑Optimierung.
• Schnelle Auffassungsgabe, hohe Flexibilität, ausgeprägte Hands‑on‑Mentalität und Teamspirit.

Erforderliche Kenntnisse

• Umgang mit KI‑Tools und Prompt Engineering.
• Erstellung von Präsentationen, Analysen und Reportings.
• Deutsch und Englisch in Wort und Schrift.

Was wir bieten

• Internationales Team in einer zukunftssicheren Branche.
• Überdurchschnittliches Gehalt sowie 30 Tage bezahlten Urlaub.
• Strukturiertes Onboarding und regelmäßige Trainings.
• Zentral gelegenes, hundefreundliches Büro mit Dachterrasse, ergonomischen Arbeitsplätzen, subventionierter Kantine, frischem Obst und kostenlosen Getränken.
• Regelmäßige Team‑ und weitere Events.