Management Assistant (m/w/d)

Über die Position

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt Verstärkung für unser Management Team in Düsseldorf. Als Management Assistant (m/w/d) unterstützen Sie das Management Committee und die Executive Directors bei allen administrativen und organisatorischen Aufgaben.

Hauptaufgaben

• Organisation und Koordination des Tagesgeschäfts des Management Committees und der Executive Directors.
• Termin‑ und Reiseplanung sowie Pflege von Dokumenten.
• Kalendermanagement und Priorisierung eingehender interner und externer Anfragen.
• Aufbereitung von Akten, Präsentationen und Verteilerlisten sowie Mitentwicklung von Prozessoptimierungen.
• Planung und Koordination von Gremien‑ und Ausschusssitzungen, Erstellung von Protokollen und Ablaufplänen.
• Pflege und Aktualisierung der Ablage‑ und Dokumentenstruktur unter Wahrung von Ordnung, Vollständigkeit und Qualität.

Anforderungsprofil

• Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Assistenzfunktion, idealerweise in einem agilen und schnelllebigen Umfeld.
• Freude an organisatorischen und administrativen Aufgaben sowie strukturierte Zuarbeit für Führungskräfte.
• Sorgfältige, zuverlässige Arbeitsweise und Bereitschaft, im Team Verantwortung zu übernehmen.
• Sehr gute Deutsch‑ und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Diskretion und verantwortungsvoller Umgang mit vertraulichen Informationen.

Erforderliche Kenntnisse

• Sicherer Umgang mit MS Office (PowerPoint, Excel, Outlook).
• Erfahrung mit Microsoft Teams und hoher digitaler Kompetenz.