Office & Contract Administration Specialist (m/w/d)

Über die Position

Als Office & Contract Administration Specialist übernehmen Sie die zentrale Organisation unserer Vertrags- und Verwaltungsprozesse. Sie sorgen für Transparenz, Verlässlichkeit und eine saubere administrative Abwicklung – insbesondere im Zusammenspiel mit rechtlich relevanten Themen.

Hauptaufgaben

• Zentrale Verwaltung, Pflege und strukturierte Ablage von Verträgen inkl. Fristen, Laufzeiten, Kündigungen und Wiedervorlagen.
• Koordination und Nachverfolgung von Vertragsprüfungen mit internen Fachbereichen und externen Ansprechpartnern.
• Sicherstellung einer transparenten Fristenkontrolle und Dokumentation.
• Administrative Betreuung rechtlicher Sachverhalte (Korrespondenz, Unterlagenzusammenstellung, Statusverfolgung – keine Rechtsberatung).
• Koordination von Inkasso-Themen in Zusammenarbeit mit der Debitorenbuchhaltung.
• Unterstützung bei HR‑nahen rechtlichen und administrativen Themen.
• Vorbereitung von Vollmachten, Beschlüssen und anderen formalen Unterlagen.
• Verantwortung für Gewerbean‑, -ab‑ und -ummeldungen inkl. Dokumentation.
• Koordination und Qualitätssicherung bei Ordnungswidrigkeitsthemen.
• Mitarbeit und eigenständige Übernahme administrativer Teilprojekte.
• Fachliche Koordination von Zuarbeit aus dem Office Support.

Anforderungsprofil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kaufleute für Büromanagement, Rechtsanwaltsfachangestellte) oder vergleichbare Qualifikation.
• Erste bis mehrjährige Erfahrung in Vertragsverwaltung, Fristenkontrolle oder Dokumentenmanagement.
• Idealerweise Erfahrung im Umgang mit formal oder rechtlich relevanten Themen.
• Sehr strukturierte, präzise und eigenständige Arbeitsweise.
• Hohes Verantwortungsbewusstsein sowie Diskretion.
• Schnelle Auffassungsgabe und gutes Organisationsvermögen.
• Kommunikationsstärke und Freude an der Arbeit mit unterschiedlichen Schnittstellen.

Erforderliche Kenntnisse

• Versierter Umgang mit MS Office.

Was wir bieten

• Vielseitige Rolle mit breitem Einblick in Vertragsmanagement und Office‑Organisation.
• Möglichkeit, Verwaltungsprozesse professionell zu strukturieren und weiterzuentwickeln.
• Fortschrittliches Arbeitsumfeld mit digitalen und KI‑gestützten Tools zur Optimierung von Arbeitsabläufen.
• Dynamisches Unternehmensumfeld mit kurzen Entscheidungswegen.