Office Manager (m/w/d) – Elternzeitvertretung (1 Jahr)

Über die Position

Als Office Manager*in bist du das organisatorische Herzstück unseres Büros in Köln‑Ehrenfeld. Du sorgst dafür, dass der Arbeitsalltag reibungslos läuft – vom Front Desk über strukturierte Abläufe bis hin zu einem inspirierenden Office‑Erlebnis für Mitarbeitende und Gäste.

Hauptaufgaben

• Koordination externer Dienstleister wie Reinigungsservice, Hausverwaltung und Handwerksfirmen.
• Bestellung von Getränken, Lebensmitteln und Büromaterialien sowie Überwachung von Lieferungen und Lagerbeständen.
• Organisation von Paket‑ und Postversand sowie Empfang am Front Desk.
• Unterstützung bei administrativen Themen wie Vertragsablage und Dokumentation.
• Berührungspunkte mit Arbeitssicherheit und Brandschutz; Übernahme der Rolle des Sicherheitsbeauftragten.
• Koordination interner Events, insbesondere Summer‑ und Winterparty, inklusive Vorbereitung und Ablauf.
• Lösen täglicher Office‑Herausforderungen pragmatisch und mit guter Laune.

Anforderungsprofil

• Erfahrung im Hospitality‑Bereich (z. B. Hotel, Gastronomie, Front Desk) mit stark ausgeprägtem Servicegedanken.
• Belastbarkeit und Fähigkeit, mehrere Aufgaben parallel zu managen.
• Idealerweise Ausbildung im Büromanagement; Quereinsteiger*innen mit relevanter Erfahrung sind willkommen.
• Sehr gute Deutsch‑ und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Digitale Affinität und Freude an strukturierter, effizienter Organisation.
• Durchsetzungsvermögen im Umgang mit Dienstleistern und Kolleg*innen zur Gewährleistung von Ordnung, Sauberkeit und Sicherheit.
• Proaktive Haltung, Lust auf Weiterentwicklung des Bereichs und Fähigkeit, sowohl im Team als auch eigenständig zu glänzen.

Erforderliche Kenntnisse

• Kenntnisse in Arbeitssicherheit und Brandschutz.
• Erfahrung in Event‑Koordination und Facility Management.

Was wir bieten

• Inspirierendes Arbeitsumfeld in einem innovativen, nachhaltig agierenden Unternehmen.
• Starker Teamgeist mit fulminanten Firmenfeiern.
• Möglichkeit, aktiv zur Weiterentwicklung des Office‑Bereichs beizutragen.