Office Manager (m/w/d) – Organisation, Digitalisierung & Projektassistenz

Über die Position

Wir suchen eine engagierte Persönlichkeit, die unser Büro als zentrale Drehscheibe organisiert und gleichzeitig die Digitalisierung unserer Prozesse vorantreibt. In dieser Rolle unterstützen Sie die Geschäftsführung und Projektleitungen bei allen administrativen und kaufmännischen Aufgaben.

Hauptaufgaben

• Organisation des Büroalltags und Unterstützung der Geschäftsführung sowie Projektleitungen
• Erstellung, Bearbeitung und Verwaltung von Angeboten, Verträgen und Schriftverkehr
• Vorbereitung von Rechnungen und Mitwirkung bei der Projektabrechnung nach HOAI
• Unterstützung der vorbereitenden Buchhaltung in Zusammenarbeit mit dem Steuerberater
• Koordination von Terminen, Besprechungen und Geschäftsreisen
• Persönliche und digitale Kommunikation mit Kunden, Auftraggebern und Geschäftspartnern
• Pflege und digitale Verwaltung von Projektunterlagen
• Erstellung von Präsentationen, Auswertungen und organisatorischen Unterlagen
• Kontinuierliche Weiterentwicklung administrativer Abläufe und interner Prozesse
• Mitwirkung bei der Digitalisierung des Office Managements und Einführung moderner digitaler Werkzeuge sowie KI‑Anwendungen

Anforderungsprofil

• Strukturiertes Arbeiten, proaktives Mitdenken und Freude an Organisation
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Industriekauffrau/-mann) oder vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung im Office Management, in der Assistenz oder Verwaltung
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Erforderliche Kenntnisse

• Sicherer Umgang mit Microsoft Office
• DATEV‑Kenntnisse
• Erste Erfahrungen in der vorbereitenden Buchhaltung oder Projektabrechnung

Was wir bieten

• Ein modernes Arbeitsumfeld in einem traditionsreichen Ingenieurbüro
• Möglichkeit, digitale Prozesse aktiv mitzugestalten
• Teil‑ oder Vollzeitbeschäftigung mit flexiblen Arbeitszeiten