Personal Assistant / Executive Assistant (m/w/d) – Berlin | Hybrid

Über die Position

Als rechte Hand der Geschäftsführung unterstützt du das Management in allen administrativen und strategischen Belangen. Der Job ist abwechslungsreich, kombiniert klassische Assistenzaufgaben mit eigenverantwortlichen Projekt‑ und Reporting‑Aufgaben und wird im flexiblen Hybrid‑Modell ausgeführt.

Hauptaufgaben

• Kalender, Reisen und E‑Mail‑Postfächer der Geschäftsführung proaktiv managen.
• Meetings vorbereiten, strukturieren und Nachverfolgung von Entscheidungen und To‑Dos sicherstellen.
• Internes und externes Informationsmanagement – die richtigen Infos zur richtigen Zeit bereitstellen.
• Office‑Management im Büro Berlin‑Schönefeld (Bürobedarf, Ablage, Vertragsmanagement).
• Erstellung von Onboarding‑ und Weihnachtsboxen für neue Teammitglieder.
• Entgegennahme und Dokumentation von Produktsamples sowie Aufbereitung von Feedback für die Geschäftsleitung.
• Unterstützung bei privaten Erledigungen des Geschäftsführers vor Ort.
• Erstellung von Reportings, Präsentationen und Analysen für strategische Entscheidungen.
• Planung und Durchführung von internen Events und Offsites als Projektverantwortliche.
• Eigenständige Steuerung von strategischen Initiativen in Administration, HR und Unternehmensentwicklung.
• Identifikation und Umsetzung von Optimierungspotenzialen.

Anforderungsprofil

• Mindestens 3 Jahre Erfahrung als Personal Assistant, Executive Assistant oder in einer vergleichbaren Assistenzrolle.
• Erfahrung in einem Startup‑ oder Scale‑up‑Umfeld von Vorteil.
• Verhandlungssicheres Deutsch und fließendes Englisch.
• Regelmäßige Präsenz im Büro Berlin‑Schönefeld möglich.
• Hohe Diskretion und Zuverlässigkeit im Umgang mit sensiblen Daten.
• Hands‑on‑Mentalität und Bereitschaft, sowohl strategische als auch operative Aufgaben zu übernehmen.
• Interesse an E‑Commerce oder Consumer‑Goods, insbesondere Naturprodukten, ist ein Plus.

Erforderliche Kenntnisse

• Sicherer Umgang mit Google Workspace (Gmail, Calendar, Docs, Sheets, Slides) im täglichen Einsatz.

Was wir bieten

• Work & Travel: bis zu 30 Tage im Jahr aus dem EU‑Ausland arbeiten.
• 100 % Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge.
• Gesundheits‑ und Balance‑Programme für ein ausgewogenes Arbeitsleben.