Sekretariat der Referats- und Abteilungsleitung (m/w/d)

Über die Position

Im Referat 1 – Referatsleitung und Abteilung Kirche und Gesellschaft (Evangelische Akademie) des Evangelischen Oberkirchenrats in Karlsruhe suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte Unterstützung im Sekretariat der Referats‑ und Abteilungsleitung in Vollzeit und unbefristet.

Hauptaufgaben

• Eigenständige Organisation der Sekretariatsaufgaben der Referats‑ und Abteilungsleitung
• Organisatorische Vorbereitung und Durchführung der Veranstaltungen des "Foyers Kirche und Recht"
• Termin‑ und Fristenmanagement (Kalenderführung, Wiedervorlagen, Priorisierung) in MS‑Outlook und MS‑Teams
• Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Besprechungen, Sitzungen und Terminen
• Koordination von Dienstreisen (Planung, Buchung, Abrechnung nach geltenden Vorschriften)
• Verwaltung von Akten, Vorgängen und digitalen Ablagestrukturen
• Ansprechperson für interne Fachbereiche, übergeordnete Stellen, externe Kooperationspartner und Öffentlichkeit
• Adressdatenpflege und allgemeine Verwaltungsaufgaben
• Unterstützung bei Sonderaufgaben, Projekten und zeitkritischen Vorgängen sowie Vertretung anderer Verwaltungsmitarbeitender

Anforderungsprofil

• Einschlägige Verwaltungsausbildung oder vergleichbare kaufmännische Ausbildung
• Berufserfahrung im Sekretariatsbereich
• Hohes Maß an Organisationsfähigkeit, Eigenständigkeit und Verantwortungsbewusstsein
• Verlässlichkeit, Diskretion und Sensibilität im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit
• Serviceorientierung, Belastbarkeit und kooperative Arbeitsweise

Erforderliche Kenntnisse

• Sicherer Umgang mit MS Outlook und MS Teams
• Erfahrung im Umgang mit gängiger Büro‑ und Kommunikationssoftware

Was wir bieten

• Sinnhaften und verantwortungsvollen Arbeitsbereich in der Evangelischen Landeskirche Baden
• Zukunftsorientierte Personalentwicklung
• Flexible Arbeitszeitgestaltung und Homeoffice‑Möglichkeit im Rahmen der Dienstvereinbarung
• Unterstützung zur Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben (Zertifizierung seit 2008)
• Zentrale Lage in Karlsruhe, betriebliche Zusatzversicherung, Zuschuss zum Deutschlandticket und Möglichkeit des Fahrradleasings