Executive Assistant to the CEO

Über die Position

Als Executive Assistant (m/w/d) unterstützen Sie den Geschäftsführer Paul Kaffsack im operativen und strategischen Tagesgeschäft und sorgen für reibungslose Abläufe auf Executive‑Level. Die Anstellung ist zunächst befristet auf ein Jahr.

Hauptaufgaben

• Zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, internen Abteilungen, externen Partnern und Kunden.
• Proaktive Unterstützung im operativen und strategischen Tagesgeschäft.
• Steuerung und Koordination von Terminen, Meetings, Geschäftsreisen inkl. Reisekostenabrechnung, Kalender‑ und E‑Mail‑Management.
• Aufbereitung von Entscheidungen durch Präsentationen, Analysen, Reportings und Auswertungen.
• Vor- und Nachbereitung von Meetings und Events, Protokollführung und Nachverfolgung von To‑Dos.
• Planung, Begleitung und Steuerung strategischer sowie operativer Projekte.
• Pflege von Beziehungen zu Kunden und Geschäftspartnern.
• Verwaltung und Prüfung von Freigaben, Auslagen sowie Ein‑ und Ausgangsrechnungen im Rahmen der vorbereitenden Buchhaltung.
• Unterstützung bzw. Vertretung des Team Assistant im Office‑Management.

Anforderungsprofil

• Mehrjährige Erfahrung in der Assistenz der Geschäftsführung oder vergleichbarer Position, idealerweise im Executive‑ oder Vorstandsumfeld.
• Strukturiertes, eigenständiges Arbeiten und Überblick auch in anspruchsvollen Situationen.
• Professionalität, Diskretion und souveränes Auftreten.
• Exzellente Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch.
• Effizienz‑ und Outcome‑Optimierung durch Nutzung von AI und Prompt Engineering.
• Schnelle Auffassungsgabe, hohe Flexibilität, ausgeprägte Hands‑on‑Mentalität und Teamspirit.

Erforderliche Kenntnisse

• AI
• Prompt Engineering

Was wir bieten

• Internationales Team in einer zukunftssicheren Branche.
• Überdurchschnittliches Gehalt sowie 30 Tage bezahlten Urlaub.
• Strukturiertes Onboarding und regelmäßige Trainings.
• Zentral gelegenes, hundefreundliches Büro mit Dachterrasse, ergonomischen Arbeitsplätzen, (subventionierter) Kantine, frischem Obst und Getränken.