Executive Assistant (m/w/d)

Über die Position

Als Executive Assistant unterstützt du die Gründer von yoursquares im operativen Tagesgeschäft und trägst maßgeblich dazu bei, das Unternehmen auf den nächsten Wachstumsschritt vorzubereiten.

Hauptaufgaben

• Unterstützung der Geschäftsführung bei Planung, Steuerung und Kontrolle aller Geschäftsvorgänge
• Vor- und Nachbereitung von Meetings, Organisation von Terminen, Veranstaltungen und Geschäftsreisen
• Recherche, Analyse und Aufbereitung von Entscheidungsgrundlagen
• Dokumentenmanagement und Verwaltung der digitalen Post
• Vorbereitung der Buchhaltung und Schnittstelle zum Steuerberater
• Sicherstellung fristgerechter Rechnungszahlungen und Fristen
• Versand und Verwaltung von Verträgen für Mandanten und Mitarbeitende
• Bearbeitung telefonischer und schriftlicher Anfragen
• Organisation interner Teamevents und Mitgestaltung interner Prozesse

Anforderungsprofil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium im Bereich BWL oder vergleichbar
• Erste Berufserfahrung als Referent, Assistenz der Geschäftsführung oder im Projektmanagement
• Sehr gute Deutsch‑ und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Schnelle Auffassungsgabe, strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
• Eigeninitiative, vorausschauendes Denken und Teamgeist

Erforderliche Kenntnisse

• Umgang mit DATEV
• Erfahrung mit gängigen Buchhaltungs‑Tools (z. B. Stripe, Lexoffice)
• Interesse an Prozessoptimierung, KI‑Tools und Automatisierung

Was wir bieten

• Modernes Büro in Charlottenburg mit Dachterrasse
• Flexible Arbeitszeiten und Home‑Office‑Option
• Regelmäßige Lunches, Dinners und Teamevents
• Kurze Entscheidungswege und offene Kommunikation
• Individuelle Benefits wie Mobilitätsbudget, Shopping‑Guthaben oder Essenszuschuss