Assistenz der Divisionsleitung (m/w/d)

Über die Position

Als Assistenz der Divisionsleitung unterstützen Sie die Leitung im operativen Tagesgeschäft und übernehmen zentrale organisatorische und administrative Aufgaben. Sie koordinieren Termine, Meetings und Dienstreisen und fungieren als Schnittstelle zur internen und externen Kommunikation.

Hauptaufgaben

• Eigenständige Organisation und Koordination von Terminen, Meetings, Dienstreisen sowie internen und externen Veranstaltungen.
• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen inklusive Erstellung von Unterlagen, Präsentationen und Protokollen.
• Bearbeitung und Koordination der internen und externen Kommunikation in Deutsch und Englisch.
• Erstellung, Aufbereitung und Pflege von Berichten, Präsentationen, Dokumentationen sowie Daten, Kennzahlen und Statistiken.
• Unterstützung bei administrativen Prozessen, Auswertungen und projektbezogenen Aufgaben.

Anforderungsprofil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Erste Berufserfahrung im Assistenz‑, Sekretariats‑ oder Verwaltungsbereich, idealerweise in einem Konzernumfeld.
• Sicherer Umgang mit MS‑Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).
• Hohe Serviceorientierung, Eigeninitiative und sorgfältige Arbeitsweise.
• Sehr gute Deutsch‑ und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Was wir bieten

• Unbefristeter Arbeitsvertrag mit tariflicher Vergütung und Bonuszahlung.
• 30 Tage Urlaub, 38,5‑Stunden‑Woche und mobiles Arbeiten bis zu 2 Tagen pro Woche.
• Kinderbetreuungszuschuss, Sonderurlaub zur Geburt/Adoption, Online‑Nachhilfe für Kinder.
• Gesundheits‑ und Vorsorgeleistungen wie Brillenzuschuss, EGYM Wellpass, Bike‑Leasing und betriebliche Altersvorsorge.
• Weiterbildungsmöglichkeiten über die interne Vinci Akademie und Beteiligung am Aktienprogramm „Castor“.