Executive Assistant (m/w/d) mit Projektverantwortung

Über die Position

Wir suchen eine:n Executive Assistant (m/w/d) mit Projektverantwortung für unseren VP Commercial. Sie unterstützen die Geschäftsführung strategisch und operativ und stellen die strukturierte Vorbereitung, Umsetzung und Nachverfolgung kommerzieller Themen sicher.

Hauptaufgaben

• Eigenständige operative Projektverantwortung für kommerzielle und vertriebsnahe Projekte inkl. Budgetplanung, -überwachung und -controlling.
• Strategisches und operatives Terminmanagement auf Executive‑Ebene, inkl. Priorisierung und Vorbereitung von internen sowie externen Terminen.
• Ganzheitliches Reisemanagement (national & international) inklusive Buchung und Reisekostenabrechnung.
• Erstellung und Aufbereitung von Entscheidungs‑ und Managementvorlagen für Vorstand und Top‑Management.
• Organisation, Koordination und Nachbereitung von Meetings, Workshops und Gremiensitzungen mit strukturierter Maßnahmenverfolgung.
• Professionelles Schnittstellenmanagement zwischen VP Commercial, Führungskräften, Fachbereichen und Assistenz‑Teams.
• Sicherstellung eines effizienten Office‑ und Informationsmanagements sowie vertraulicher Umgang mit sensiblen Daten.

Anforderungsprofil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation, idealerweise ergänzt durch Zusatzqualifikation im Projektmanagement.
• Mehrjährige Berufserfahrung als Executive Assistant, Projektassistenz oder Senior Management Assistant auf Executive‑ oder Vorstandsebene.
• Nachweisbare Erfahrung im eigenständigen Projektmanagement mit Budgetverantwortung, vorzugsweise im Commercial‑ oder Vertriebsumfeld.
• Sehr gute Deutsch‑ und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Erforderliche Kenntnisse

• Fundierte Expertise im strategischen Termin‑ und Reisemanagement.
• Sehr gute MS‑Office‑Kenntnisse, insbesondere PowerPoint und Excel.
• Hohe IT‑Affinität und strukturierte, diskrete Arbeitsweise.

Was wir bieten

• Faire Vergütung mit angemessenem Einstiegsgehalt.
• Unbefristeter Arbeitsvertrag beim Marktführer.
• 30 Urlaubstage pro Jahr.
• Steuerfreie Gutscheinprämien zu besonderen Anlässen (Geburtstag, Hochzeit, Weihnachten).