Executive Assistant (m/w/d) – Unterstützung der Geschäftsführung

Über die Position

Als Executive Assistant unterstützt du die Geschäftsführung von Padoa operativ und trägst maßgeblich zur Qualität unserer Kernprozesse bei. Du bist von Anfang an verantwortlich für die Strukturierung von Finanz‑ und Administrationsaufgaben und begleitest den Aufbau unseres deutschen Teams.

Hauptaufgaben

• Vorbereitung und Koordination der Payroll sowie Prüfung und Ablage von Rechnungen.
• Erstellung und Pflege von Daten für Finance‑Reportings und Monatsabschlüsse.
• Organisation von Meetings, Präsentationen und Entscheidungsgrundlagen für die Geschäftsführerin.
• Kalender‑ und Reise‑Management sowie Kommunikation per Telefon und E‑Mail.
• Unterstützung bei bereichsübergreifenden Projekten und Optimierung interner Prozesse.
• Pflege und Verwaltung von Verträgen, internen Dokumenten und Onboarding neuer Mitarbeitender.

Anforderungsprofil

• Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant, Assistenz der Geschäftsführung oder Office Manager.
• Erfahrung mit finanznahen Prozessen wie Rechnungsbearbeitung, Payroll‑Vorbereitung oder Reporting.
• Sehr strukturierte, zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise.
• Hohes Verantwortungsbewusstsein und Diskretion.
• Verhandlungssichere Deutschkenntnisse, gute Englischkenntnisse; Französischkenntnisse von Vorteil.

Erforderliche Kenntnisse

• Sicherer Umgang mit Google Workspace.
• Erfahrung mit Notion.
• Kompetenz im Einsatz von Slack.

Was wir bieten

• Verantwortung ab dem ersten Arbeitstag.
• Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung.
• Möglichkeit, Strukturen aktiv mitzugestalten und Prozesse zu optimieren.